Automat realizacji zamówień — usługi, zestawy, wyjątki i transport własny

Gdy na typie zamówienia sprzedaży włączona jest automatyczna realizacja, system sam planuje i wykonuje kolejne kroki: rezerwację, wydanie, fakturę i wysyłkę. Ten artykuł opisuje przypadki szczególne: usługi, zestawy, wysyłkę własnym transportem, alerty o opóźnieniach i wyjątkach oraz rozliczanie godzin z protokołów. Jak włączyć automat, opisuje artykuł Typy zamówień sprzedaży, a ręczne akcje na karcie realizacji — Akcje realizacji zamówienia sprzedaży.

Usługa — rozliczenie protokołem, bez WZ

Pozycje usługowe nie wymagają magazynu ani wydania. Dowodem wykonania usługi jest protokół odbioru:

• Protokoły powstają i są akceptowane ręcznie — system ich nie tworzy.
• Po zaakceptowaniu protokołu system wystawia z niego fakturę sprzedaży. Datą sprzedaży jest okres wykonania protokołu.
• Każdy protokół to jedna faktura — protokoły częściowe dają faktury częściowe, a reszta zamówienia czeka na kolejny protokół.
• Anulowanie faktury wystawionej z protokołu zwalnia ilość do zafakturowania, więc z tego samego protokołu można wystawić nową fakturę. Historia obu dokumentów zostaje.

Godziny z protokołu a pozostała ilość zamówienia

Gdy wystawiasz fakturę z zaakceptowanego protokołu, system sprawdza, ile godzin zostało do zafakturowania na powiązanej pozycji zamówienia. Kwota faktury zawsze pozostaje zgodna z zaakceptowanym protokołem.

• Pozycja w godzinach (np. godz. lub rbg) — godziny z faktury zmniejszają jej pozostałą ilość.
• Godzin jest więcej niż zostało — z zamówieniem zostaje powiązana tylko mieszcząca się część. Nadwyżka trafia na osobną pozycję faktury ponad zamówienie i nie zwiększa zafakturowanej ilości.
• Inna jednostka (np. pakiet), usunięta pozycja zamówienia albo kwota, której nie da się bezpiecznie podzielić — godziny zostają na fakturze, ale nie zmieniają zafakturowanej ilości zamówienia.

Ostrzeżenia o tych sytuacjach widać w oknie protokołu już od szkicu, w każdym statusie, więc możesz poprawić przypisania wpisów czasu jeszcze przed akceptacją i przed użyciem Wystaw fakturę. Jeśli wpis czasu wskazuje zamówienie innego klienta lub spoza firmy, fakturowanie jest zablokowane do czasu poprawienia przypisania.

Zestaw — wydanie składnikami

Zamówiony zestaw jest wydawany z magazynu składnikami, nie jako całość:

• Powstaje jeden dokument WZ na pozycję zestawu, a magazyn rozchodowuje po jednym ruchu każdego składnika.
• Wartość na WZ i fakturze niesie pozycja zestawu, składniki mają wartość zerową — dzięki temu zestaw nie jest rozliczony podwójnie.
• Gdy brakuje któregoś składnika, system wydaje tyle zestawów, na ile wystarcza stanu (przy realizacji częściowej) albo czeka na pełne pokrycie (przy pełnej).

Oczekujące kroki i ich przyczyny (np. brak składnika albo brak zaakceptowanego protokołu) widzisz na karcie realizacji zamówienia, a faktury z protokołów — na liście faktur sprzedaży.

Realizacja transportem własnym

Towar jedzie własnym autem firmy? Grupę realizacji możesz powiązać z dostawą zaplanowaną w module Transport, a o wysyłce rozstrzyga status tej dostawy. Powiązanie jest zawsze jawną decyzją operatora — system nie tworzy dostaw sam. Można powiązać wyłącznie niezakończoną dostawę własną flotą, pochodzącą z tego samego zamówienia.

1. W karcie zamówienia, w sekcji Realizacja transportem własnym, wybierz dostawę z listy i kliknij Powiąż z dostawą.
2. Gdy pojazd wyruszy (status „W transporcie”), grupa przechodzi w stan „wysłane”, a klient sklepu dostaje powiadomienie o wysyłce.
3. Po doręczeniu grupa przechodzi w stan „zrealizowane”, o ile magazyn wydał wcześniej WZ.

• Doręczenie bez wydanego WZ trafia do kolejki wyjątków realizacji — wydaj WZ albo wyjaśnij rozbieżność, a grupa domknie się sama.
• Anulowana dostawa nie anuluje realizacji; grupa czeka w kolejce wyjątków. Powiąż ją z nową dostawą albo odłącz dostawę.
• Odłączenie (Odłącz dostawę, powód min. 3 znaki) jest możliwe tylko przed nadaniem; wtedy grupa wraca na zwykłą ścieżkę wysyłki kurierskiej.
• Wysyłka częściami — jedna dostawa domyka dokładnie jedną grupę realizacji, więc każdą transzę wiąż z osobną dostawą.

Alert przesunięcia terminu

System liczy przewidywany termin każdej pozycji zamówienia: z otwartego zamówienia do dostawcy, a gdy takiego nie ma — z czasu dostawy preferowanego dostawcy. Gdy termin ucieka na później o więcej dni niż ustawiony próg, pojawia się alert. Gdy termin się cofnie i mieści w progu, alert znika sam. Zmiana terminu u dostawcy jest uwzględniana przy najbliższej ocenie pokrycia (np. przy przyjęciu towaru).

1. Przejdź do Ustawienia → ERP — Sprzedaż i Zakupy → Sprzedaż → Alert przesunięcia terminu.
2. W polu Próg opóźnienia (dni) wpisz liczbę od 0 do 90 (domyślnie 1; 0 oznacza alert przy każdym opóźnieniu).
3. Kliknij Zapisz.

Sekcję widzi i zmienia tylko administrator.

Alerty o wyjątkach realizacji

W Ustawienia → ERP — Sprzedaż i Zakupy → Magazyn → Magazyny, w karcie Zamówienia sprzedaży — rezerwacje i ograniczenia, sekcja Wyjątki realizacji pozwala sterować alertami dla administratora. Zmienia je tylko administrator.

• Alerty o wyjątkach realizacji — domyślnie włączone. Alert o niedoborze jest jeden na zamówienie i termin, z liczbą pozycji z problemem; kolejny pojawia się po zmianie terminu albo gdy problem wróci po rozwiązaniu.
• Po ponownym włączeniu pierwszy skan ustala tylko stan wyjściowy: zaległe wyjątki zostają na liście bez powiadomień, a alertować zaczną dopiero nowe.
• Próg wieku wyjątków (dni) — po ilu dniach oczekująca realizacja wymaga uzgodnienia (domyślnie 45, zakres 1–365).
• Retencja epizodów (dni) — po ilu dniach usuwane są zakończone epizody wyjątków (domyślnie 30, zakres 1–3650).
• Próg błędów inicjalizacji alertów — po ilu nieudanych skanach stanu wyjściowego administratorzy dostają jednorazowe powiadomienie (domyślnie 3, zakres 1–10).

Nieudane wysyłanie powiadomień jest ponawiane do limitu prób (domyślnie 3); tego limitu nie zmienisz w ustawieniach — zrobi to wsparcie na Twoją prośbę. Wyciszenie kategorii powiadomień nie odkłada alertów na później. Zmiany ustawień trafiają do historii zmian firmy.

E-maile sklepu o zdarzeniach realizacji

W konfiguracji sklepu, w karcie Wygląd wiadomości e-mail, obok powiadomień o statusie zamówienia jest lista Zdarzenia realizacji:

• Wysłano i Dostarczono — domyślnie włączone, ale tylko w sklepie, który wcześniej nie wyłączył statusu „Dostarczone”. Wcześniejsza decyzja o wyłączeniu maili statusowych jest respektowana.
• Potwierdzono płatność i Gotowe do odbioru — domyślnie wyłączone; zaznacz je, jeśli klient ma dostawać takie wiadomości.

Gdy ustawienia się nie wczytają, formularz pokazuje błąd i przycisk ponowienia, a zapis jest zablokowany — dzięki temu wybory nie zostaną nadpisane pustą listą.