Podpis offline i kolejka KSeF

Gdy KSeF jest niedostępny albo wystawiasz fakturę w trybie offline, faktura jest podpisywana certyfikatem offline jednostki sprzedawcy i trafia do kolejki, z której wysyłana jest do KSeF. Ten artykuł opisuje wybór trybu, pracę z kolejką oraz kody weryfikujące na wydruku.

Wybór trybu i certyfikatu

W oknie podpisu wybierz certyfikat offline jednostki sprzedawcy i tryb: offline24, Awaria KSeF lub Tryb awaryjny. Jeśli tryb wynika z wybranej akcji, jest już ustawiony. Fakturę przygotowaną offline wysyłaj z kolejki offline — system wysyła ten sam plik, który przygotowano przy podpisie.

Kolejka offline i uzgodnienie z KSeF

Karta kolejki oddziela faktury oczekujące na wysyłkę od faktur wymagających uzgodnienia z KSeF. Ostrzeżenie pokazuje ich liczbę również wtedy, gdy kolejka do wysłania jest pusta. Przed ponowieniem sprawdź z administratorem wynik wcześniejszego przesłania — przycisk wysyłki nie obejmuje faktur wymagających uzgodnienia.

Gdy wysyłka offline wyczerpie próby, karta pokazuje liczbę faktur wymagających decyzji administratora. Sprawdź te faktury w KSeF; przycisk wysyłki z kolejki ich nie obejmuje.

Historyczne faktury offline z nieprawidłowym podpisem zapisanym w pliku faktury są pokazane osobno, z numerami i przyczyną blokady. Nie można ich wysłać z kolejki — wymagają decyzji administratora. Naprawę wykonuje operator systemu; po niej faktura wraca do kolejki offline i jest wysyłana automatycznie co 15 minut.

Jeśli nie można pobrać kolejki offline, karta pokazuje błąd i przycisk odświeżenia. Błąd pobierania nie oznacza pustej kolejki.

Kody weryfikujące na wydruku

Wydruk i udostępnienie faktury offline zawierają dwa kody weryfikujące:

• KOD I — z napisem OFFLINE albo numerem KSeF,
• KOD II (CERTYFIKAT) — potwierdza autentyczność i integralność dokumentu.

Kody powstają tylko wtedy, gdy jednostka ma ważny certyfikat offline — bez niego wydruk i udostępnienie faktury offline są zablokowane. Po naprawie pliku faktury przez operatora wygeneruj PDF ponownie, aby zawierał aktualne kody.

Załączniki faktury w szkicach e-mail

Przed pobraniem lub wysłaniem wiadomości, także zaplanowanej, system ponownie sprawdza PDF faktury. Po zmianie faktury lub pliku usuń kopię ze szkicu i dołącz aktualny PDF. Starsze kopie bez zapisanego źródła wymagają ponownego dołączenia. Zablokowana wysyłka zaplanowana zachowuje szkic i zapisuje błąd.