Urlopy — wnioski, akceptacja i lista obecności

Moduł Urlopy prowadzi całą ścieżkę nieobecności w firmie: pracownik składa wniosek o urlop albo pracę zdalną, przełożony go akceptuje, a kadry widzą salda, profile pracowników i pobierają listę obecności do systemu kadrowo-płacowego. Ten artykuł opisuje moduł z perspektywy każdej z tych osób, a na końcu — co ustawia administrator.

Pracownik: składanie wniosku

Wniosek złożysz z kilku miejsc: w module Urlopy przyciskiem Nowy nad listą wniosków, z karty Moje urlopy na pulpicie przyciskiem Złóż wniosek albo w swoim profilu na zakładce Poza biurem przyciskiem Nowy wniosek.

Pole Wnioskujący na nowym wniosku domyślnie wskazuje Ciebie. Możesz w nim wybrać osobę, za którą składasz wniosek: podwładnego ze struktury organizacyjnej albo pracownika objętego nadanym prawem do stanowiska lub gałęzi struktury. Kadry mogą wybrać każdego pracownika. Bez osób w tym zakresie składasz wniosek za siebie. Saldo, dostępne typy i wymiar są liczone dla wybranej osoby, a dostęp jest ponownie sprawdzany przy zapisie. Samo nadanie dostępu do stanowiska nie daje prawa akceptacji urlopu.

1. Sprawdź pole Wnioskujący i w razie potrzeby wybierz pracownika z dostępnej listy.
2. Wybierz Typ urlopu. Przy każdym typie widać, ile dni już wykorzystałeś z przysługującej puli. Typ z wyczerpanym saldem jest oznaczony jako Saldo urlopu wyczerpane.
3. Zaznacz Okres w kalendarzu. Możesz użyć skrótów 1 tydzień, 2 tygodnie, 10 dni i Do końca miesiąca. Pod kalendarzem system od razu pokazuje liczbę dni roboczych i święta, które wypadają w wybranym zakresie.
4. Przy urlopie liczonym w godzinach pojawi się sekcja Urlop godzinowy: podaj Godzina od, Godzina do i ewentualną przerwę. Wniosek godzinowy musi mieścić się w jednym dniu i w Twoich godzinach pracy.
5. Opcjonalnie wpisz Powód i wskaż Zastępcę. Po wyborze zastępcy system zaproponuje utworzenie formalnego zastępstwa na czas urlopu.
6. W sekcji Auto-odpowiedź email możesz włączyć automatyczną odpowiedź „poza biurem” — zostanie ustawiona po akceptacji wniosku.
7. Kliknij Zapisz. Wniosek trafia na listę w statusie Szkic.
8. Otwórz wniosek z listy i kliknij Wyślij. Wniosek przechodzi w status Oczekuje na akceptację.

Dopóki wniosek jest szkicem, możesz go edytować albo usunąć. Wniosek wysłany, ale jeszcze nierozpatrzony, cofniesz przyciskiem Cofnij do poprawy — wraca wtedy do szkicu.

Wniosek z datą wsteczną

Domyślnie każdy może złożyć wniosek za siebie z datą wcześniejszą niż dziś. W zakładce Ustawienia w polu Wnioski urlopowe z datą wsteczną administrator urlopów może ograniczyć to prawo do kadr albo kadr i przełożonych (wybór: Tylko kadry, Kadry i przełożeni, Wszyscy). Ustawienie dotyczy własnych wniosków i wniosków za osoby, do których masz już dostęp — nie rozszerza listy pracowników. W trybie „Kadry i przełożeni” przełożony może złożyć wniosek wsteczny za siebie i swoich podwładnych. Dozwolonego wniosku wstecznego nie blokuje minimalne wyprzedzenie; pozostałe wymagania i akceptacja nadal obowiązują. Zwolnienie chorobowe, urlop okolicznościowy i praca zdalna mogą mieć wcześniejszą datę niezależnie od tego ustawienia.

Praca zdalna

Pracę zdalną zgłaszasz tym samym formularzem — wybierz typ Praca zdalna albo Praca zdalna okazjonalna. Praca zdalna nie pomniejsza puli urlopu wypoczynkowego.

• Miejsce pracy — domyślnie obowiązuje adres pracy zdalnej z Twojego profilu. Jeśli w tym okresie pracujesz skądinąd, włącz Inne miejsce wykonywania pracy zdalnej i podaj adres, kraj oraz powód.
• Praca zdalna okazjonalna — obowiązuje roczny limit 24 dni; formularz pokazuje, ile dni już wykorzystałeś. Ten typ nie może obejmować sobót ani niedziel.
• BHP — praca zdalna wymaga aktualnego potwierdzenia, że miejsce pracy spełnia wymogi BHP (co najmniej raz na 12 miesięcy). Przy pracy z innego kraju potwierdzasz to osobno dla wskazanego miejsca.
• Zaświadczenie A1 — przy pracy z innego kraju UE/EFTA formularz podpowie, żeby wpisać numer zaświadczenia A1 z ZUS.

Moje urlopy i saldo

Karta Moje urlopy na pulpicie (i pozycja Moje urlopy w panelu bocznym modułu) pokazuje Saldo urlopowe (liczbę dostępnych dni) i listę Nadchodzące urlopy. Szczegóły salda widać też po otwarciu wniosku: Przysługuje, Wykorzystane, Oczekujące, Dostępne oraz Po tym wniosku.

Na liście wniosków w module Urlopy panel boczny filtruje wnioski według statusu: Wszystkie, Szkice, Oczekujące, Zaakceptowane i Odrzucone. Anulowane wnioski pokażesz przełącznikiem Pokaż anulowane.

Wycofanie zatwierdzonego urlopu

1. Otwórz zaakceptowany wniosek i kliknij Wycofaj urlop.
2. Opcjonalnie podaj powód i kliknij Wyślij wniosek o wycofanie.
3. Wniosek przechodzi w status Oczekuje na wycofanie. Do czasu decyzji przełożonego urlop pozostaje zatwierdzony.
4. Gdy przełożony zatwierdzi wycofanie, dni wracają w całości do salda. Gdy odrzuci — wniosek wraca do statusu zaakceptowanego, a Ty dostajesz uzasadnienie odmowy.

Przełożony: akceptacja wniosków

Wniosek trafia do akceptującego wskazanego na mapie akceptacji — domyślnie do bezpośredniego przełożonego ze struktury organizacyjnej. Wnioski czekające na decyzję znajdziesz w module Urlopy w filtrze Oczekujące; liczba przy pozycji Wnioski w panelu bocznym podpowiada, ile ich jest.

1. Otwórz wniosek. Na pasku obiegu zobaczysz etapy Złożenie wniosku i Akceptacja (przy dwóch poziomach: Akceptacja — poziom 1 i Akceptacja — poziom 2) oraz informację, że masz zadanie.
2. Kliknij Pokaż obieg i w bloku Decyzja wybierz Zaakceptuj albo Odrzuć. Odrzucenie wymaga podania powodu — pracownik go zobaczy.
3. Jeśli pracownik ma akceptującego II poziomu, po Twojej akceptacji wniosek trafia do niego, a on dostaje powiadomienie. Bez II poziomu wniosek jest zatwierdzony po Twojej decyzji.

Prośbę pracownika o wycofanie zatwierdzonego urlopu rozstrzygasz przyciskami Akceptuj wycofanie albo Odrzuć wycofanie (odmowa wymaga uzasadnienia). Osoby zarządzające urlopami mają w panelu bocznym dodatkowy filtr Oczekuje na wycofanie i mogą anulować cudzy wniosek przyciskiem Anuluj wniosek (HR) — z obowiązkowym powodem, o którym system powiadamia pracownika. Swój własny oczekujący wniosek pracownik anuluje przyciskiem Anuluj wniosek, z opcjonalnym powodem.

Tablica nieobecności

Pozycja Kalendarz w panelu bocznym otwiera Tablica nieobecności — kto jest nieobecny, a kto dostępny w wybranym okresie. Na pasku narzędzi możesz szukać pracownika, grupować osoby (Firma / Dział / Stanowisko, Dział pracownika, Bez grupowania), włączyć Tylko nieobecni, Pokaż oczekujące, Pokaż święta i Pokaż weekendy, wrócić do dnia bieżącego przyciskiem Dzisiaj oraz wydrukować widok.

Zakres tablicy zależy od uprawnień:

• Pracownik widzi wszystkich, ale przy cudzych nieobecnościach tylko to, że ktoś jest nieobecny — bez rodzaju urlopu. Swoje nieobecności widzi w całości.
• Kierownik widzi swój zespół wraz z rodzajem nieobecności.
• Kadry widzą wszystkich z pełnymi szczegółami.

Administrator może włączyć Ukryj typy urlopów przed pracownikami spoza HR — wtedy rodzaj nieobecności widzą wyłącznie kadry, także kierownicy widzą tylko samą nieobecność.

Kadry: profile pracowników i limity

Pozycja Pracownicy w panelu bocznym otwiera listę Profile pracowników z kolumnami m.in. Stanowisko, Umowa, Etat, Staż, Urlop (dni) i Samo-akcept. Listę zawęzisz filtrami Typ umowy, Status profilu (Z profilem / Bez profilu) i Tylko z samo-akceptacją.

1. Kliknij pracownika — otworzy się Profil urlopowy pracownika z podsumowaniem Przysługuje, Wykorzystane, Oczekuje, Pozostało.
2. Na zakładce Podstawowe uzupełnij dane potrzebne do naliczenia urlopu: typ umowy, wymiar etatu, datę zatrudnienia i staż. Szablon profilu wypełni typowe wartości (np. UoP pełny etat – 10+ lat stażu). W części zaawansowanej wpiszesz numer pracownika, własny limit, datę zakończenia umowy i przełącznik Samodzielne zatwierdzanie urlopów. Przy typie umowy B2B pojawia się wymagane pole Kartoteka kontrahenta (JDG) — powiązanie włącza ochronę kartoteki współpracownika, co opisuje artykuł Współpracownik B2B — chroniona kartoteka.
3. Na zakładce Saldo i limity sprawdzisz i skorygujesz limity, a przyciskiem Przelicz przeliczysz je po zmianie danych.
4. Na zakładce Workflow ustawisz akceptujących tego pracownika — to te same ustawienia co na mapie akceptacji.

Limity dla wielu osób naraz nalicza przycisk Generuj limity (dotyczy pracowników na umowie o pracę; opcja Nadpisz istniejące limity zastępuje dotychczasowe). Listę pobierzesz przyciskiem Eksport CSV.

Kadry: lista obecności

Lista obecności to zestawienie dla kadr i płac: każdy dzień każdego pracownika z kodem obecności albo nieobecności. Otworzysz ją w module Urlopy → Lista obecności. Pozycję widzą tylko kadry i administratorzy urlopów — kierownik, który ma wyłącznie prawo akceptowania urlopów, jej nie widzi, bo lista pokazuje też zwolnienia lekarskie.

1. Ustaw zakres Od i Do — domyślnie bieżący miesiąc. Jeden plik obejmuje najwyżej 93 dni.
2. Opcjonalnie wybierz Pracownik (domyślnie wszyscy) i Podmiot — filtr podmiotu pojawia się, gdy firma ma ich kilka.
3. Kliknij Pobierz XLSX albo Pobierz PDF. Przy bardzo dużej liście PDF może się nie wygenerować — zawęź zakres albo pobierz XLSX.

Jeden wiersz to jeden pracownik w jednym dniu. Kolumny: Nr ewidencyjny, Nazwisko, Imię, Stanowisko, Data, Dzień tygodnia, Status, Kod, Typ nieobecności, Godziny nieobecności i Nr wniosku.

• Obecny — dzień roboczy bez nieobecności, kod O.
• Obecny – praca zdalna — kod typu pracy zdalnej, np. PZ albo PZO.
• Obecny – nieobecność częściowa — wniosek godzinowy; w kolumnie Godziny nieobecności liczba godzin.
• Nieobecny — urlop lub zwolnienie z kodem typu, np. UW, L4.
• Dzień wolny — sobota lub niedziela; Święto — dzień z listy Dni wolne, także dzień wolny firmy. Nieobecność ich nie zmienia.

Na liście liczą się tylko wnioski zatwierdzone — także te, dla których pracownik poprosił o wycofanie, a przełożony jeszcze nie zdecydował. Wnioski odrzucone, szkice i czekające na akceptację nie są brane pod uwagę. Dni przed datą zatrudnienia i po dacie zakończenia umowy z profilu są pomijane. Gdy jednego dnia pracownik ma kilka wniosków, pierwszeństwo ma nieobecność całodzienna, potem godzinowa, na końcu praca zdalna.

Kadry: ewidencja pracy zdalnej

Pozycja Raporty pracy zdalnej otwiera Ewidencja dni pracy zdalnej — zestawienie wniosków o pracę zdalną z miejscem wykonywania pracy, krajem, datą potwierdzenia BHP i numerem zaświadczenia A1. Wybierz Rok, opcjonalnie Pracownik i Kraj wykonywania, a potem kliknij Eksportuj CSV albo Eksportuj PDF (PDF ma limit 5000 wierszy; CSV — bez limitu). Raport widzą kadry, administratorzy urlopów i osoby zarządzające urlopami.

Konfiguracja modułu

Ustawienia urlopów znajdziesz w Ustawienia → Zespół i Zasoby → Kadry → Urlopy albo w samym module pod pozycją Konfiguracja w panelu bocznym. Ekran Ustawienia Urlopów ma zakładki Typy urlopów, Polityki, Lokalizacje pracy, Mapa akceptacji, Święta i Ustawienia.

Typy urlopów i skrót kadrowy

Na zakładce Typy urlopów przycisk Załaduj polskie typy dodaje typowe rodzaje nieobecności, a Dodaj typ — własny. W oknie typu ustawiasz m.in. nazwę, kolor, jednostkę (dni albo godziny), Wpływa na saldo, Domyślny limit roczny, Minimalne wyprzedzenie (dni), Pozwala na połowę dnia, Wymaga akceptacji, Wymaga uzasadnienia i Wymaga załącznika.

Pole Skrót (kod kadrowy) (najwyżej 10 znaków) to kod typu na liście obecności. Gdy zostawisz je puste, na liście pojawi się kod typu. Polskie typy mają skróty ustawione domyślnie:

• UW — wypoczynkowy, UŻ — na żądanie, UO — okolicznościowy, UB — bezpłatny,
• UM — macierzyński, UR — rodzicielski, UOJ — ojcowski, UWY — wychowawczy, OP — opieka nad dzieckiem,
• L4 — zwolnienie lekarskie, USZ — szkoleniowy, KRW — krwiodawstwo, SW — siła wyższa,
• PZ i PZO — praca zdalna i praca zdalna okazjonalna.

Jeśli Twój system kadrowo-płacowy używa innych oznaczeń, zmień skróty tak, żeby lista obecności dała się przenieść bez poprawek.

Mapa akceptacji

Zakładka Mapa akceptacji pokazuje strukturę organizacyjną z dwiema kolumnami: Akceptant I poziomu i Akceptant II poziomu. Przy każdym pracowniku widać regułę:

• auto — akceptuje bezpośredni przełożony ze struktury. Po reorganizacji akceptujący zmienia się sam.
• ręczny — wskazana konkretna osoba; nie zmienia się przy reorganizacji.
• bez akceptacji — pracownik zatwierdza swoje wnioski sam; wniosek jest zatwierdzony od razu po zapisaniu.

1. Kliknij ikonę edycji przy akceptującym I poziomu.
2. Wybierz osobę w polu Osoba akceptująca (reguła zmieni się na ręczną), kliknij Bez akceptacji — zatwierdza sam albo Przywróć regułę automatyczną.
3. II poziom dodasz, klikając (dodaj) w drugiej kolumnie. Jest zawsze ręczny i opcjonalny — bez niego wniosek kończy się po akceptacji I poziomu. Usuniesz go przyciskiem Usuń akceptanta.

Zmiany na mapie dotyczą wniosków składanych od tej chwili. Wnioski w toku zachowują dotychczasowych akceptujących.

Święta i dni wolne

Listę świąt prowadzisz w module pod pozycją Dni wolne (ta sama lista jest na zakładce Święta w ustawieniach). Na ekranie Dni wolne przycisk Inicjalizuj święta dodaje święta państwowe Polski, Czech lub Ukrainy, a Dodaj święto — pojedynczy dzień: Święto państwowe, Dzień wolny firmy albo Święto regionalne, z opcjami Cykliczny i Pół dnia. Te dni widać na tablicy nieobecności i w kalendarzu wyboru dat we wniosku, a przede wszystkim decydują, ile dni urlopu zabiera wniosek.

Dni wolne a liczenie urlopu

Wniosek i lista obecności liczą dni z tej samej listy Dni wolne, więc zawsze się zgadzają. Dzień roboczy to dzień od poniedziałku do piątku, którego nie ma na liście. Każdy aktywny wpis — święto państwowe, dzień wolny firmy albo święto regionalne — nie pomniejsza urlopu, a na liście obecności ma status Święto.

• Wpis obowiązuje pracowników z kraju, który ma ustawiony. Kraj pracownika to kraj pracy podany we wniosku, a gdy go nie ma — kraj z profilu użytkownika.
• Wpis z opcją Pół dnia jest tylko informacją w kalendarzu i nie zmniejsza liczby dni urlopu.
• Wpis Cykliczny obowiązuje co roku tego samego dnia.

Pozostałe ustawienia

• Lokalizacje pracy — słownik miejsc wykonywania pracy przypisywanych pracownikom w profilu.
• Polityki — wersjonowane reguły naliczania sald i wymagań wniosku dla zaawansowanych konfiguracji.
• Ustawienia — prywatność tablicy nieobecności i ikona nieobecności przy awatarze (palma z datą powrotu przy osobach, które mają dziś urlop).

Najczęstsze pytania

Prezes nie ma przełożonego — kto akceptuje jego urlop?

Masz dwie możliwości. Na Mapie akceptacji ustaw prezesowi Bez akceptacji — zatwierdza sam — jego wnioski będą zatwierdzane od razu po zapisaniu, a wycofanie urlopu też nie będzie wymagało niczyjej zgody. Możesz też wskazać ręcznie konkretną osobę, np. członka zarządu. Jeśli nie ustawisz nic, przy wysyłaniu wniosku system poprosi prezesa o wybranie akceptującego.

Skąd biorą się kody UW, L4 na liście obecności?

To Skrót (kod kadrowy) z ustawień typu urlopu. Polskie typy mają skróty ustawione domyślnie, np. UW dla urlopu wypoczynkowego i L4 dla zwolnienia lekarskiego. Gdy skrót jest pusty, na liście pojawia się kod typu. Dzień roboczy bez nieobecności ma kod O.

Dlaczego kierownik nie widzi listy obecności?

Lista obecności pokazuje rodzaje nieobecności wszystkich pracowników, w tym zwolnienia lekarskie — to dane kadrowe. Dlatego widzą ją tylko osoby z uprawnieniem kadr albo administratora urlopów. Samo prawo do akceptowania urlopów jej nie daje. Jeśli kierownik potrzebuje listy, poproś administratora o nadanie uprawnienia kadrowego.

Pracownika nie ma na liście obecności.

Na liście są tylko osoby z profilem pracownika, zatrudnione przynajmniej jeden dzień wybranego zakresu. Sprawdź w Pracownicy, czy profil istnieje oraz czy daty zatrudnienia i zakończenia umowy są poprawne. Przy filtrze Podmiot pracownik musi mieć stanowisko w strukturze tego podmiotu.

Urlop jest na liście obecności, choć pracownik go wycofał.

Jeśli przełożony jeszcze nie zatwierdził wycofania, wniosek ma status Oczekuje na wycofanie i nadal liczy się jako zatwierdzony. Po zatwierdzeniu wycofania pobierz listę ponownie.

Firma ogłosiła dzień wolny — co z urlopami złożonymi wcześniej?

Dodaj ten dzień na liście Dni wolne jako Dzień wolny firmy. Wnioski, które go obejmują i czekają jeszcze na akceptację, system przeliczy od razu — zabiorą o jeden dzień urlopu mniej. Urlop już zatwierdzony zostaje bez zmian; jego korektę zleć administratorowi.

Mój wniosek zatwierdził się sam, choć mam przełożonego.

Tak działa tryb Bez akceptacji albo przełącznik Samodzielne zatwierdzanie urlopów w profilu. Wnioski osób, które zarządzają urlopami w firmie, też są zatwierdzane od razu. W obu przypadkach wyjątkiem jest akceptant II poziomu: jeśli jest ustawiony, wniosek zawsze przechodzi pełną akceptację.