Codzienna obsługa poczty — widoki, statusy i powiadomienia

Zwykłe Odebrane pokazują pełną listę wiadomości. Dodatkowe widoki pomagają skupić się na pracy, która czeka na wykonanie, a statusy pokazują całemu zespołowi, kto zajmuje się daną wiadomością. Historia korespondencji pozostaje cały czas dostępna.

Widoki pod Odebranymi

Rozwiń strzałkę obok Odebrane w wybranej skrzynce i wybierz jeden z trzech widoków:

• Do obsługi — wiadomości bez statusu, Twoje rozpoczęte wiadomości oraz maile przekazane Tobie.
• W trakcie — wiadomości, którymi ktoś już się zajmuje, oraz przekazane do obsługi.
• Załatwione — wiadomości oznaczone jako załatwione.

Aby wrócić do pełnej listy, kliknij nazwę Odebrane. Rozwinięcie skrótów jest zapamiętywane. Skróty nie są folderami do przenoszenia poczty. Każdy widok obejmuje tylko wybrane Odebrane (także w udostępnionej skrzynce, do której masz dostęp); Wysłane i wiadomości przeniesione do innych folderów zostają na swoich miejscach. Wyszukiwanie w widoku zawęża jego listę, a szersze wyszukiwanie jest dostępne po powrocie do zwykłych Odebranych.

Kto zajmuje się wiadomością

W menu wiadomości wybierz Załatwię to, gdy rozpoczynasz pracę. U Ciebie znacznik jest bursztynowy, a inne osoby z dostępem do tej wiadomości widzą szare Załatwiane przez: osoba.

W widokach obsługi czerwony znacznik oznacza wiadomość bez statusu, która czeka na załatwienie (w zwykłych Odebranych taka wiadomość pozostaje bez znacznika). Zielony oznacza wiadomość załatwioną. Twoja rozpoczęta wiadomość pojawia się zarówno w widoku Do obsługi, jak i W trakcie.

Zmiana statusu wielu wiadomości

1. Zaznacz pola wyboru przy wiadomościach, których status chcesz zmienić.
2. W pasku nad listą wybierz Załatwię to, aby przypisać ich obsługę sobie, albo Załatwione, aby zakończyć obsługę.

Akcja obejmuje wszystkie zaznaczone wiadomości. Status wybrany w menu jednej zaznaczonej wiadomości też zostanie zastosowany do całego zaznaczenia.

Zakończenie obsługi

Po zakończeniu pracy wybierz Załatwione. Wiadomość znika z Twojej kolejki obsługi, ale nadal znajdziesz ją w zwykłych Odebranych i w widoku Załatwione. Zachowuje też powiązania z kartoteką kontrahenta.

Zbiorcze oznaczenie wiadomości bez statusu

Kliknij prawym przyciskiem myszy skrót Do obsługi pod Odebranymi wybranej skrzynki i wybierz Oznacz nieoznaczone jako Załatwione. Akcja obejmie wszystkie wiadomości bez statusu z tego widoku, także poza aktualnie wyświetloną stroną. Nie dotyczy innych folderów ani kont. Wiadomości z „Załatwię to”, przekazane do obsługi i już załatwione zachowują swoje statusy. W udostępnionych Odebranych potrzebujesz prawa zapisu.

Operacja przebiega w tle. Po zakończeniu zobaczysz liczbę rzeczywiście oznaczonych wiadomości, a lista się odświeży. Jeśli wystąpi błąd po częściowym wykonaniu, komunikat poda liczbę już oznaczonych wiadomości — wykonane zmiany pozostają zapisane.

Grupowanie i sortowanie listy

Ikona grupowania przy nagłówku pierwszej grupy otwiera wybór sposobu grupowania. Domyślne Według daty pokazuje sekcje dat. Opcja Nieprzeczytane / pozostałe tworzy dwie sekcje: Nieprzeczytane i Wszystkie pozostałe.

• Otwarta wiadomość zostaje oznaczona jako przeczytana z krótkim opóźnieniem, ale do ręcznego odświeżenia listy pozostaje w sekcji Nieprzeczytane — nie tracisz miejsca podczas czytania.
• Nowa poczta pojawia się automatycznie we właściwej sekcji.
• Każda sekcja ma własną liczbę wiadomości i przycisk Pokaż więcej, więc starsze nieprzeczytane wiadomości przeglądasz niezależnie od przeczytanych.
• Sortowanie po dacie lub nadawcy działa wewnątrz każdej sekcji, a filtry nadal zawężają widoczne wiadomości.

Wybór grupowania jest zapamiętywany i dostępny w zwykłych folderach skrzynki.

Wygląd listy wiadomości

W nieprzeczytanych wiadomościach nazwa nadawcy i temat są pogrubione, a ikona wiadomości jest niebieska. Po przeczytaniu wraca do zwykłego koloru. Oznaczenie odczytu jest niezależne od kolorowego znacznika statusu obsługi po prawej stronie.

W Ustawieniach poczty → Preferencje wybierz Wygląd listy: Standard albo Powiększony kolorowany. Osobny przełącznik Pokaż fragment treści dodaje pod tematem jedną linię początku wiadomości. Działa z oboma wyglądami, a gęstość listy ustawiasz niezależnie.

Spotkanie, zadanie i sprawa z otwartej wiadomości

• Ikony Utwórz spotkanie i Utwórz zadanie są przy temacie wiadomości, obok odpowiedzi i przekazania dalej (w zależności od uprawnień). Spotkanie otwiera formularz z tematem i opisem z wiadomości; zadanie jest tworzone z powiązaniem do wiadomości i otwiera się do uzupełnienia.
• Zielona ikona oznacza, że wiadomość ma już powiązane spotkanie lub zadanie — kliknięcie otwiera istniejący wpis.
• Ikona folderu nad wiadomością powiąże ją ze sprawą. Podpowiedzi uwzględniają kontrahenta przypisanego do wiadomości (lub rozpoznanego po nadawcy); gdy go nie ma, możesz szukać wśród wszystkich dostępnych spraw.
• Kliknięcie adresu e-mail w nagłówku lub w panelu Uczestnicy kopiuje go do schowka; to samo dotyczy tematu.

Operacje oczekujące na potwierdzenie

Po przeniesieniu lub usunięciu wiadomości, zmianie jej oznaczenia albo folderu zobaczysz komunikat o przyjęciu operacji. Przyjęcie nie oznacza jeszcze wykonania — poczekaj na potwierdzenie serwera, a lista może na ten czas zachować dotychczasową zawartość.

• Pasek nad listą pokazuje oczekujące operacje, wstrzymanie konta lub brak pewności co do wyniku.
• Po potwierdzeniu zobaczysz wynik: wykonana albo nieudana. Przycisk Zamknij usuwa komunikat. Przyjęte operacje są pamiętane w bieżącej karcie przeglądarki także po odświeżeniu strony.
• Po wysłaniu wiadomości potwierdzenie kopii w folderze Wysłane może jeszcze oczekiwać. Nie wysyłaj wiadomości ponownie z tego powodu.
• Treść wiadomości, plik EML lub załącznik mogą wymagać przygotowania na serwerze. Po potwierdzeniu odśwież widok lub ponów pobieranie.

Powiadomienia i licznik osobno dla każdej skrzynki

Masz dostęp do kilku kont, ale chcesz być informowany o nowej poczcie tylko z jednego? Ustaw powiadomienia osobno dla każdej skrzynki. Zmiany dotyczą wyłącznie Ciebie.

1. W module Poczta otwórz Ustawienia poczty i wybierz Konta.
2. Wskaż skrzynkę, z której nie chcesz otrzymywać powiadomień, i wyłącz powiadomienia o nowej poczcie. Osobny przełącznik odpowiada za powiadomienia push na telefonie.
3. Aby skrzynka była pomijana także w zbiorczym liczniku i podglądzie najnowszej poczty w nagłówku, wyłącz opcję Informacja o nieprzeczytanej poczcie.
4. Powtórz ustawienia dla pozostałych kont.

Jeśli masz prawo wysyłania z danej skrzynki, możesz tam ustawić własną stopkę (zobacz artykuł o stopkach). Konfigurację serwerów, uruchamianie i zatrzymywanie konta oraz wybór konta systemowego obsługuje administrator w ustawieniach firmy — nie musisz wyłączać całej skrzynki, aby przestała Cię powiadamiać.

Komentarze do wiadomości

Rozwiń panel Komentarze pod wiadomością, aby prowadzić wewnętrzną dyskusję z osobami mającymi do niej dostęp. Kliknięcie powiadomienia o komentarzu otwiera powiązaną wiadomość.

• Nowe komentarze, zmiany treści i usunięcia pojawiają się automatycznie, także przy wyłączonych powiadomieniach.
• Po przerwie w połączeniu panel pobiera aktualny stan dyskusji, a tekst, który właśnie piszesz, nie ginie.
• Gdy czytasz starsze wpisy, nowe komentarze nie przenoszą Cię na koniec dyskusji.
• Panel jest zwinięty, gdy wiadomość nie ma komentarzy, a rozwija się sam, gdy już są.

Komentarze pozostają przy wiadomości — nie tworzą osobnej rozmowy w komunikatorze.

Buźki wpisywane z klawiatury

W komentarzach dokumentów i podczas pisania wiadomości e-mail możesz wpisywać buźki skrótami. Wpisz :), ;) albo :D i naciśnij spację — skrót zamieni się odpowiednio w 🙂, 😉 albo 😃. Jeśli skrót kończy komentarz lub wiadomość, zamieni się także przy wysyłaniu. To zwykłe emoji; linki i fragmenty kodu zachowują treść, a w poczcie dotyczy to także cytowanej historii i stopki.