Przechowywanie historii zmian i blokady na czas sporu
Historia zmian rośnie z każdym dniem pracy, a nie każdy jej wpis jest tyle samo wart. Ekran Ustawienia → Ochrona danych → Przechowywanie historii zmian pozwala ustalić, jak długo trzymamy poszczególne rodzaje zapisów, i wskazać to, czego mimo upływu terminu nie wolno usunąć, dopóki trwa spór.
Dlaczego jeden termin dla wszystkiego byłby zły
Podgląd karty kontrahenta zostawia ślad tysiące razy dziennie i po kwartale nie wyjaśnia już nikomu niczego. Zmiana kwoty na fakturze zdarza się raz — i bywa dowodem w kontroli albo w sporze jeszcze po dziesięciu latach. Gdyby oba zapisy miały wspólny termin, byłby on zawsze zły w jedną stronę: albo baza puchłaby od zapisów bez wartości, albo znikałyby dowody, których nie da się odtworzyć.
Dlatego zdarzenia dzielą się na cztery rodzaje, a każdy ma własny okres przechowywania:
- Odczyt i wydanie danych — podglądy, wydruki, eksporty. Domyślnie 90 dni.
- Zmiany operacyjne — codzienna praca na danych, które nie podlegają odrębnym przepisom. Domyślnie 2 lata.
- Zdarzenia finansowe — dokumenty księgowe, ceny, rozliczenia, kontrahenci. Domyślnie 10 lat.
- Bezpieczeństwo — uprawnienia, logowania, zgody, konfiguracja audytu. Domyślnie 5 lat.
Minimum, którego nie przesuniesz
Przy każdym rodzaju zdarzeń, obok pola z liczbą dni, stoi kolumna Minimum oznaczona kłódką. Poniżej tej wartości nie zejdzie nikt — także administrator z pełnymi uprawnieniami. Dla zdarzeń finansowych minimum wynosi 5 lat, dla bezpieczeństwa rok, dla zmian operacyjnych 90 dni, dla odczytów 30 dni.
Uwaga Powód jest prosty: skrócenie okresu przechowywania działa dokładnie tak samo jak skasowanie dowodów, tylko z opóźnieniem i bez konieczności dotykania samego rejestru. Terminy wynikające z przepisów nie mogą więc być w całości w rękach organizacji, która tym rejestrem się broni.
Zmiana okresu niczego nie kasuje od razu
Ekran ustala wyłącznie reguły. Samo usuwanie uruchamia administrator systemu osobnym poleceniem, które ma tryb próbny — najpierw pokazuje, ile i jakich zapisów by ubyło, dopiero potem kasuje. W ustawieniach celowo nie ma przycisku „usuń teraz”: byłby najkrótszą drogą do przypadkowej utraty dowodów.
Każdy przebieg czyszczenia zostawia po sobie własny wpis — kto go uruchomił, według jakich progów, ile zapisów usunął i z jakiego okresu. Dzięki temu ubytek w historii ma wyjaśnienie i nie wygląda na próbę zacierania śladów.
Ważne Skrócenie okresu nie usuwa nic w chwili zapisania ustawień, ale przy najbliższym czyszczeniu zapisy starsze niż nowy termin znikną bezpowrotnie. Zmieniaj terminy na spokojnie, poza okresem kontroli czy sporu.
Blokada na czas sporu
Gdy toczy się spór, kontrola albo postępowanie, ustaw blokadę. Wstrzymuje ona usuwanie wskazanego zakresu zapisów niezależnie od terminów — również wtedy, gdy czyszczenie uruchomi ktoś, kto o sprawie nie wie.
- Wejdź na ekran Przechowywanie historii zmian i kliknij Załóż blokadę.
- Opisz powód — to pole obowiązkowe. Za dwa lata będzie jedyną informacją, na podstawie której ktoś oceni, czy blokadę wolno już zdjąć.
- Dodaj sygnaturę sprawy, jeśli ją masz — ułatwi późniejsze porządki.
- Zawęź zakres, jeśli chcesz: do rodzaju obiektu, do pojedynczego rekordu, do okresu. Pola zostawione puste znaczą „bez ograniczenia”.
Uwaga Blokada bez żadnego zawężenia chroni całą historię organizacji. To bezpieczny wybór, gdy nie wiadomo jeszcze, czego spór dotknie — zawęzić zawsze można później, zakładając węższą blokadę i zdejmując szeroką.
Zdjęcie blokady zostawia ślad
Zdjęcie blokady nie usuwa jej z listy. Pozycja zostaje oznaczona jako zdjęta, wraz z datą, osobą i podanym powodem. Włącz przełącznik Pokaż zdjęte, żeby zobaczyć pełną historię. Dzięki temu po latach widać nie tylko, że pewne zapisy przetrwały swój termin, ale też kiedy i dlaczego przestały być chronione.
Kto ma dostęp
Podgląd terminów i blokad przysługuje osobom z prawem wglądu w rejestry systemowe — typowo audytorowi wewnętrznemu. Zmiana terminów oraz zakładanie i zdejmowanie blokad wymaga uprawnień administracyjnych. Osoba bez nich zobaczy ekran w trybie odczytu, z wyraźnym komunikatem — zamiast pustej strony bez wyjaśnienia.
Najczęstsze pytania
Czy blokada przywróci zapisy, które już zniknęły?
Nie. Blokada chroni to, co jeszcze istnieje. Zakładaj ją, gdy tylko pojawi się ryzyko sporu, a nie po fakcie.
Czy mogę ustawić terminy różnie dla działów albo spółek?
Nie — terminy obowiązują całą organizację. To świadome uproszczenie: rejestr, który dla jednego działu urywa się wcześniej niż dla drugiego, przestaje być spójnym materiałem dowodowym.
Co z historią sprzed wdrożenia nowego rejestru?
Terminy dotyczą wyłącznie zapisów powstających w nowym rejestrze zmian. Starszej historii czyszczenie nie tyka.
Gdzie zobaczę samą historię konkretnego dokumentu?
Na karcie tego dokumentu, w zakładce Historia zmian. Ten ekran ustawień decyduje tylko o tym, jak długo te wpisy będą dostępne. O tym, które pola w ogóle trafiają do historii, decyduje sąsiedni ekran Zakres historii zmian.