Pozycje bez ceny zakupu — dlaczego towar wychodzi z magazynu za 0 zł

Dostawcy regularnie wystawiają część pozycji za zero: sprzęt przysłany do certyfikacji, egzemplarz demonstracyjny, wymiana gwarancyjna, gratis handlowy do większego zamówienia. Faktura jest wtedy całkowicie poprawna i nie należy jej poprawiać. Problem pojawia się później i w zupełnie innym miejscu — na dokumencie wydania, który pokazuje zerową wartość towaru sprzedanego za kilka tysięcy złotych. Ten artykuł wyjaśnia, skąd się to bierze i jak temu zapobiec w chwili przyjęcia dostawy.

Skąd bierze się zerowy koszt na wydaniu

Magazyn Sentrixa wycenia zapas metodą FIFO — wydaje najstarsze partie jako pierwsze. Każde przyjęcie tworzy warstwę o określonej ilości i cenie. Gdy jedna z warstw powstała bez ceny, wychodzi z magazynu przed wszystkimi późniejszymi, wycenionymi normalnie.

W praktyce wygląda to tak. W kwietniu przychodzi urządzenie do certyfikacji — na fakturze 0 EUR. W lipcu firma kupuje ten sam model normalnie, za 175 EUR. Pod koniec lipca sprzedaje jedną sztukę klientowi. Magazyn wydaje tę kwietniową, bo jest starsza, więc dokument wydania pokazuje koszt 0,00, choć na stanie leży sztuka warta 757 zł. Marża na tej sprzedaży wychodzi stuprocentowa i nieprawdziwa.

Okno „Pozycje bez ceny zakupu”

Dlatego Sentrix zatrzymuje się w momencie, w którym problem da się jeszcze rozwiązać tanio — przy tworzeniu przyjęcia magazynowego z faktury zakupu. Jeśli faktura zostawia którąś pozycję magazynową bez ceny, zamiast po cichu utworzyć przyjęcie po zerze system pokazuje okno z listą takich pozycji.

Masz w nim dwie drogi:

• Przyjmij z wyceną — wpisujesz koszt jednostkowy, po jakim towar ma wejść na stan. System podpowiada ostatnią znaną cenę zakupu tego produktu, więc najczęściej wystarczy zatwierdzić podpowiedź. Możesz dopisać uzasadnienie, na przykład „sprzęt do certyfikacji” — zapisuje się ono razem z wpisem magazynowym jako ślad decyzji.
• Przyjmij po zerze — potwierdzasz, że towar naprawdę był bezpłatny i tak ma zostać wyceniony. Przyjęcie powstaje bez zmian, ale decyzja jest świadoma, a nie przypadkowa.

Skutek widać w dzienniku magazynowym: bezpłatna sztuka wchodzi na stan po wpisanej kwocie, a nie po zerze. Od tej chwili jest już nieodróżnialna od sztuk kupionych normalnie — również wtedy, gdy wyjdzie z magazynu jako pierwsza.

Których pozycji dotyczy ostrzeżenie

Tylko tych, które faktycznie wchodzą na stan magazynowy: mają przypisany produkt magazynowy, dodatnią ilość i nie są oznaczone jako pozycja kosztowa ani pominięta przy przyjęciu. Usługi, koszty transportu czy opłaty dodatkowe nie są brane pod uwagę, bo nigdy nie tworzą warstwy w magazynie.

Liczy się wartość netto pozycji, a nie cena katalogowa — bo to właśnie ona jest podstawą wyceny magazynowej. Pozycja z rabatem stuprocentowym zostanie potraktowana tak samo jak pozycja z ceną zero, bo daje ten sam skutek na wejściu.

Czy można wskazać, z której dostawy wydać towar

Nie. Kolejność wydania rozstrzyga metoda wyceny magazynu i nie da się przy pojedynczym dokumencie wskazać konkretnej dostawy. Pola Numer partii i Numer seryjny na wydaniu służą do opisania, co fizycznie wyjechało do klienta — nie sterują tym, która warstwa kosztowa schodzi z magazynu.

Co zrobić, jeśli problem już wystąpił

Wydanie, które już powstało, przechowuje koszt zapisany w chwili wydania — późniejsza zmiana ceny na przyjęciu sama go nie poprawi. Jeśli odkryjesz zerowy koszt na wystawionym dokumencie:

1. sprawdź w dzienniku magazynowym produktu, z którego przyjęcia zeszła wydana sztuka — wpis wydania pokazuje warstwę i jej cenę;
2. ustal, czy zerowa cena na tamtej fakturze była zamierzona (sprzęt bezpłatny), czy wynikła z pominięcia ceny przy wprowadzaniu;
3. zgłoś sprawę do poprawy wyceny — korekta obejmuje zarówno warstwę magazynową, jak i koszt zapisany na wystawionym już wydaniu.

Po jakiej kwocie wyceniać towar otrzymany bezpłatnie

To pytanie do Waszej księgowości, nie do systemu — Sentrix przyjmie każdą kwotę, którą wpiszecie. Warto jednak wiedzieć, że ustawa o rachunkowości (art. 28 ust. 2) wskazuje dla składników otrzymanych nieodpłatnie wycenę według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu, a nie według ceny zakupu.

W praktyce firmy stosują różne podejścia: cenę zakupu identycznego towaru z innej dostawy (wariant ostrożniejszy), cenę sprzedaży zgodnie z literą przepisu albo wartość ustaloną indywidualnie. Ustalcie jedną zasadę z księgowością i trzymajcie się jej przy wszystkich takich przyjęciach — pole na uzasadnienie w oknie wyceny służy właśnie temu, żeby po miesiącach było wiadomo, jaką zasadę zastosowano.

Najczęstsze pytania

Czy mogę pominąć okno i wycenić towar później?

Możesz przyjąć po zerze i poprawić wycenę zgłoszeniem, ale im później, tym drożej — jeśli w międzyczasie towar zostanie wydany, poprawka obejmie także wystawione dokumenty wydania. Wycena przy przyjęciu jest jedynym momentem, w którym wystarczy wpisać kwotę.

Podpowiedziana cena jest nieaktualna — co wtedy?

Podpowiedź to ostatnia cena zakupu zapisana w kartotece produktu; możesz ją swobodnie nadpisać. Jeśli produkt nigdy wcześniej nie był kupowany, pole zostanie puste i kwotę trzeba wpisać samodzielnie.

Czy wycena zastępcza zmieni cenę zakupu w kartotece produktu?

Nie. Pozycje bez ceny nie aktualizują cennika zakupowego produktu — dzięki temu jeden bezpłatny egzemplarz nie kasuje prawdziwej ceny z poprzedniej dostawy.

Czy wartość przyjęcia magazynowego wzrośnie o wpisaną kwotę?

Nie. Wartość dokumentu przyjęcia pozostaje zgodna z fakturą, bo służy rozliczeniu faktury z dostawą. Wpisana wycena widoczna jest w dzienniku magazynowym — tam, gdzie liczy się koszt towaru.

Czy okno pojawi się przy każdej fakturze z pozycją za zero?

Tak, przy każdym tworzeniu przyjęcia z takiej faktury — dopóki nie podacie wyceny albo nie potwierdzicie przyjęcia po zerze. Nie da się go wyłączyć na stałe, bo właśnie ta jedna chwila decyduje o koszcie towaru na wszystkich późniejszych wydaniach.