PIM — prowadzenie produktu od założeń do publikacji

PIM (zarządzanie informacją produktową) to dodatek do modułu Produkty, który odpowiada na jedno kluczowe pytanie: kiedy produkt jest gotowy. Prowadzi nową kartotekę przez zaplanowany proces wprowadzenia produktu — od pierwszych danych, przez uzupełnianie treści, cen i mediów, aż po publikację w katalogu i na „półce” sklepu. Ten artykuł opisuje całą ścieżkę: założenia konfiguracji, wygląd procesu, funkcje, które w nim pracują, oraz warunki, które produkt musi spełnić, żeby zostać opublikowanym.

Założenia: co konfiguruje się przed startem

Cztery ustawienia decydują o tym, jak będzie wyglądał proces w Twojej organizacji. Konfiguruje je administrator — w Ustawienia → Magazyn → PIM oraz w ustawieniach produktów.

1. Włączenie modułu PIM. Dodatek jest domyślnie wyłączony. Włączenie wymaga potwierdzenia (Potwierdź i włącz) i działa natychmiast dla wszystkich użytkowników i API; wyłączenie chowa elementy PIM także w API. Stan modułu jest wspólny z listą modułów systemu.
2. Definicja procesu wdrożenia. Proces produktu to definicja Workflow (etapy, zadania, osoby) zarejestrowana dla obiektu „produkt”. W sekcji Definicja procesu wdrożenia wybierasz aktywną, opublikowaną definicję organizacji i otwierasz ją przyciskiem Otwórz w projektancie. Nieprawidłowy wybór nie uruchamia po cichu innego procesu — system go odrzuca. Bez wyboru użyta zostanie pierwsza aktywna definicja z autostartem.
3. Profile wymagań produktu. Profil zamienia ogólne „produkt gotowy” na konkretną listę sprawdzalnych pozycji z wagami punktowymi — suma musi wynosić dokładnie 100 punktów (Wyrównaj automatycznie skaluje wagi proporcjonalnie). Pozycja może blokować proces od wskazanego etapu: dopóki nie zostanie uzupełniona, przejście dalej jest zatrzymane. Profile przypisuje się do drzewa kategorii (reguły włączenia na węźle lub z dziedziczeniem, wyłączenia na poddrzewo), a produkty bez pasującej reguły obejmuje profil domyślny. Podgląd profilu pokazuje braki na najsłabszym produkcie kategorii, więc od razu widać, co profil zmieni.
4. Wymagania publikacji. Osobna konfiguracja określa, które pola i przy jakim progu uzupełnienia są wymagane na poszczególnych etapach życia kartoteki, aż po stan opublikowany. Wymagane cechy kategorii (cechy oznaczone w kategorii jako wymagane, z zakresem publikacji) wchodzą do wymagań publikacji zawsze — niezależnie od etapu, na którym je przypisano.

Jak wygląda proces wprowadzenia produktu

Każda nowa kartoteka powstaje ze statusem cyklu życia „Szkic”. Po uruchomieniu procesu produkt dostaje własną instancję procesu — dokładnie jedną: ponowne uruchomienie, także zbiorcze, nie tworzy kolejnej. Proces składa się z etapów zaplanowanych na grafie definicji.

• Zakładka Proces na karcie produktu pokazuje bieżący etap, osobę odpowiedzialną i termin. Twoje zadanie wyróżnia komunikat Czeka na Twoją decyzję z przyciskami dostępnych akcji. Etap przekazujesz dalej akcją ukończenia; zwrót etapu wymaga komentarza — odbiorca widzi, co poprawić.
• Status procesu na karcie podąża za etapem: w trakcie pracy produkt pokazuje bieżący etap, a po zakończeniu instancji — status ukończony. Oś etapów i pełna historia pozostają dostępne także po zakończeniu procesu.
• Status cyklu życia kartoteki to osobna oś, niezależna od etapu przygotowania i publikacji w kanałach: Szkic → W trakcie → Do zatwierdzenia → Aktywny → Wycofany → Zarchiwizowany (wycofany produkt można przywrócić do „Aktywny”, zarchiwizowany — tylko do „Szkic”). O ile zadania procesu prowadzą produkt przez pracę, o tyle status „Aktywny” — czyli publikacja — ma własną, twardą bramkę opisaną niżej. Zatwierdzenie nie ma osobnego wniosku akceptacyjnego: status zmieniasz w panelu statusu karty produktu albo akcją masową, a zapis pilnuje bramka wymagań publikacji.

Uruchomienie procesu: z karty, z projektu albo automatyzacją

• Z karty produktu — akcja dostępna dla osoby z prawem edycji produktu; definicję procesu wskazuje konfiguracja (organizacji albo projektu).
• Z projektu — projekt może mieć powiązane kartoteki produktów (SKU, które wprowadza). Proces uruchamiasz pojedynczo albo przyciskiem Uruchom dla zaznaczonych; produkty mające już proces (nawet zakończony) zostają pominięte z podaniem powodu. Przy włączonym PIM nowa kartoteka tworzona z projektu dostaje proces od razu — atomowo, razem z powiązaniem.
• Regułą automatyzacji Uruchom proces produktu — zakres Produkt ze zdarzenia albo Wszystkie produkty projektu, z wyborem podmiotu prawnego. Reguła działa na uprawnieniach autora; test reguły niczego nie uruchamia.

Kto wykonuje zadania etapu, rozstrzygają przypisania zadań Workflow (osoba, grupa, jednostka organizacyjna, zastępstwa w nieobecności, prawa administratora workflow) — nie osobne prawo produktowe.

Bramki gotowości: system pilnuje kompletności

Sercem PIM jest bramka gotowości — sprawdzenie wymagań gotowości przed przejściem etapu. Projektant procesu pilnuje, by ta kontrola stała na każdym przejściu istotnym dla pozycji blokujących. System liczy profil wymagań produktu i wybiera pozycje blokujące istotne dla etapu docelowego (definicja może dodatkowo wymagać minimalnego wyniku procentowego). Jeśli brakuje czegokolwiek, przejście zostaje zatrzymane, a lista braków prowadzi kliknięciem wprost do właściwych pól formularza.

Domyślny profil obejmuje m.in. dane podstawowe (SKU, nazwa, opis, krótki opis, typ, jednostka, EAN), media (zdjęcie główne i galeria), ceny (koszt bazowy, cennik, kod VAT), kategorie, cechy wymagane i logistykę. Żadna pozycja profilu domyślnego nie blokuje procesu — blokady świadomie ustawia administrator w edytorze profilu.

Wynik gotowości (procent i liczba braków blokujących) widać w trzech miejscach: na karcie produktu, na liście produktów projektu (ze stanem oceny, m.in.: W realizacji, Brak procesu, Proces zakończony, Proces wstrzymany) i na tablicy wdrożeń.

Tablica wdrożeń: przegląd produktów w procesie

Ekran Wdrożenia produktów — tablica wdrożeń — grupuje karty produktów w kolumnach odpowiadających etapom procesu. Karta pokazuje nazwę, SKU, wynik gotowości, liczbę braków blokujących, osobę odpowiedzialną, termin i cenę sprzedaży. Filtry: Etapy procesu, Kategoria, Odpowiedzialny, Po terminie, Gotowe, Czeka na mnie. Przeciągnięcie karty do kolejnej kolumny działa tylko wtedy, gdy prowadzi tam jedna akcja niewymagająca komentarza i masz prawo ją wykonać; przy niespełnionych wymaganiach karta wraca do poprzedniej kolumny. Statystyki tablicy pokazują liczebności i przeterminowania dla każdego etapu, zadania oczekujące na Ciebie oraz średni czas trwania procesu z ostatnich 30 dni na tle poprzednich 30.

Do tego dochodzą przypomnienia o terminach projektu: gdy kamień milowy projektu zbliża się do daty, system sprawdza powiązane produkty pod kątem braków blokujących i wysyła jedno powiadomienie uprawnionemu kierownikowi projektu.

Publikacja produktu: warunki statusu „Aktywny”

W systemie nie ma osobnego przycisku „publikuj”. Publikacja to status: kartoteka zmienia status cyklu życia na Aktywny (pojedynczo albo masowo), a zapis tej zmiany przechodzi przez twardą bramkę wymagań publikacji. Zapis zostanie odrzucony z podaniem liczby brakujących pozycji, dopóki:

• nie są wypełnione wszystkie pola wymagane konfiguracją — m.in. dane podstawowe, zdjęcie główne, cena i kod VAT; progi uzupełnienia rosną z etapem, do 80% przy zatwierdzeniu końcowym i stanie opublikowanym;
• nie są wypełnione wszystkie wymagane cechy kategorii produktu — te obowiązują zawsze, niezależnie od momentu przypisania;
• zmiana statusu nie jest zgodna z dozwolonymi przejściami — na „Aktywny” wchodzi się ze statusu Do zatwierdzenia albo z powrotem ze statusu Wycofany; status „Szkic” prowadzi najpierw przez „W trakcie”.

Masowa aktywacja ustawia także flagę aktywności kartoteki. Po publikacji proces może się zakończyć (historia zostaje), a produkt wchodzi w kolejne statusy cyklu życia: „Wycofany” i „Zarchiwizowany” — archiwizacja jest blokowana, dopóki produkt ma stan magazynowy.

Widoczność w sklepie: co musi się złożyć na „półkę”

Status „Aktywny” sprawia, że produkt jest gotowy wewnętrznie. Żeby klient zobaczył go w katalogu sklepu, muszą się złożyć dodatkowo:

• flagi aktywności i przeznaczenia do sprzedaży;
• przypisanie produktu do oferty sklepu — z flagą widoczności i właściwą widownią (B2C/B2B); zakres asortymentu sklepu wyznacza wyłącznie ta oferta;
• przypisanie do kategorii w gałęzi katalogu sklepu — widoczność dziedziczy się po gałęzi; sama strona kategorii w menu i pod własnym adresem wymaga kategorii aktywnej i z ustawionym adresem;
• cechy z zakresem publikacji kategorii trafiają na kartę produktu w sklepie, a układem sekcji karty steruje szablon karty produktu.

Uprawnienia: kto może co

• products.view / products.edit — podgląd i edycja kartotek (dostęp per obiekt dodatkowo zawęża zakres; products.view_all go pomija);
• products.manage — operacje zbiorowe, konfiguracja wymagań publikacji, zaawansowane zarządzanie;
• products.pim.manage — włączanie PIM, wybór definicji procesu, profile wymagań i ich zakres kategorii;
• start procesu z projektu — zarządzanie projektem oraz prawo edycji produktów i dostęp do podmiotu prawnego;
• akcje etapów — według przypisań zadań Workflow (osoba, grupa, jednostka, zastępstwa, administrator workflow).

Najczęstsze przeszkody i jak je czytać

• „Proces nie startuje” — sprawdź, czy PIM jest włączony, czy wybrana definicja procesu jest aktywna i opublikowana oraz czy produkt nie ma już procesu (jeden proces na kartotekę, także po zakończeniu).
• „Nie mogę przejść etapu” — bramka gotowości zatrzymała przejście; kliknij pozycje braków, prowadzą wprost do pól do uzupełnienia.
• „Produkt aktywny, a nie widać go w sklepie” — sprawdź kolejno: flagi aktywności i przeznaczenia do sprzedaży, przypisanie do oferty sklepu (widoczność i widownia), kategorię w gałęzi katalogu sklepu oraz wymagane cechy z zakresem publikacji.
• „Karta wróciła na tablicy” — przeciągnięcie wymagało komentarza albo więcej niż jednej akcji; wykonaj zadanie z karty produktu lub z listy zadań.

Pomoc w aplikacji rozszerza ten artykuł o szczegóły ekranów: strona PIM — włączanie modułu i ustawienia i jej podrzędne (profil wymagań, proces wprowadzenia produktu, tablica wdrożeń) oraz strony o strukturze produktu, cechach, mediach, cenach brutto i kategoriach.