Nadanie przesyłki — co robić, gdy wynik jest nieznany

Z dokumentu WZ możesz nadać przesyłkę kurierską. Czasem przewoźnik utworzy przesyłkę, ale potwierdzenie nie dotrze do Sentrix — wtedy system nie wie, czy nadanie się udało. Ten artykuł wyjaśnia, jak wtedy postępować, żeby nie zamówić kuriera dwa razy.

Nie wiadomo, czy przewoźnik przyjął nadanie

Po wybraniu Nadaj przesyłkę i zatwierdzeniu okna nadania może pojawić się komunikat: „Nie wiadomo, czy przewoźnik przyjął nadanie — nie nadawaj ponownie. Status zostanie uzgodniony automatycznie.” Oznacza to, że przewoźnik mógł utworzyć przesyłkę, choć potwierdzenie nie dotarło do systemu.

Co zrobić

1. Pozostaw przesyłkę na karcie WZ. System sam sprawdza jej stan u przewoźnika i uzgadnia status.
2. Jeśli chcesz sprawdzić stan od razu, wybierz Odśwież status.
3. Gdy po pewnym czasie stan nadal się nie wyjaśnia, skontaktuj się z administratorem. Podaj numer WZ i nazwę przewoźnika.

Do czasu wyjaśnienia nie twórz kolejnej przesyłki dla tego wydania. Gdy przewoźnik potwierdzi przesyłkę, status zmieni się na Nadana, a przy odrzuceniu na Nadanie nieudane — dopiero wtedy możesz użyć Ponów nadanie.

Pobranie przy wysyłce — automatyczne wyliczanie kwoty

W ustawieniach magazynu jest karta Pobranie przy wysyłce z przełącznikiem Wymagaj pobrania przy niezapłaconej kwocie. Domyślnie jest wyłączony, a zmienia go i widzi tylko administrator organizacji.

Jak to działa

• Wyłączony — kwota pobrania pochodzi z żądania nadania. Bez kwoty przesyłka idzie bez pobrania.
• Włączony — jeśli przy nadaniu nie podasz kwoty pobrania, Sentrix wylicza ją sam: wartość wydania (WZ) po korektach, z rabatem z nagłówka zamówienia rozłożonym proporcjonalnie na wydania, pomniejszona o wpłaty i zaliczki, nie więcej niż nierozliczona część zamówienia. Zaliczki i wpłaty zapełniają kolejne wydania po kolei, więc ta sama kwota nie zostanie pobrana dwa razy.

Kiedy nadanie się zatrzyma

Przy włączonym ustawieniu system nie zgaduje. W tych sytuacjach nowe nadanie zostaje zatrzymane z czytelnym komunikatem, a decyzję podejmuje operator:

• Zamówienie z płatnością prowadzoną w zewnętrznym źródle — nadanie jest blokowane nawet przy kwocie pobrania równej zero, bo system nie widzi tam rzeczywistego stanu płatności.
• Przewoźnik bez obsługi pobrania albo waluta inna niż PLN — nadanie jest blokowane tylko wtedy, gdy do pobrania zostaje więcej niż 0,01 zł albo sam żądasz kwoty większej od zera. Zamówienie opłacone w całości można nadać bez pobrania także takim przewoźnikiem.
• Wydanie (WZ) bez zamówienia sprzedaży — możesz podać dodatnią kwotę pobrania, ale musisz wpisać powód nadpisania; kwota, powód i autor trafiają do historii zmian. Bez podanej kwoty system nie wyliczy pobrania dla takiego WZ.

Wiele paczek, kwota ręczna i wpłata po etykiecie

• Koszt wysyłki z zamówienia trafia do pobrania tylko w pierwszej nadanej paczce. Jeśli ta paczka zostanie anulowana, koszt przechodzi na następną.
• Ponowienie nadania istniejącej, aktywnej przesyłki nie tworzy drugiej rezerwacji kwoty.
• Kwota ręczna — możesz nadać inną kwotę niż wyliczona, ale musisz podać powód. Wystarczy prawo do wydań (WZ).
• Wpłata po nadaniu etykiety nie zmienia kwoty pobrania na wysłanej etykiecie. System oznacza sprawę do uzgodnienia, a operator decyduje, co dalej.