Rozrachunki należności — zbiorczy stan zaległości wg grup klientów

Jeśli fakturujecie w zewnętrznym systemie ERP (np. WAPRO), Sentrix potrafi pokazać stan rozrachunków zbiorczo: ile pieniędzy jest do odzyskania, jak stare są zaległości i który segment klientów je generuje. Widok Finanse → Rozrachunki należności odpowiada na pytanie „gdzie utknęły nasze pieniądze” w kilka sekund, bez wchodzenia w karty poszczególnych klientów.

Gdzie to znajdę

Otwórz moduł Finanse i wybierz w menu bocznym pozycję Rozrachunki należności. Skrótem jest też kafelek Przeterminowane należności (ERP) na pulpicie Finansów — pokazuje łączną kwotę zaległości i liczbę dłużników, a kliknięcie otwiera pełne zestawienie.

Grupowanie — cztery spojrzenia na te same pieniądze

W polu Grupuj wg wybierasz wymiar, w którym system zsumuje należności. Każdy z nich odpowiada na inne pytanie:

• Klasyfikacja — jak zaległości rozkładają się na segmenty klientów przeniesione z ERP (np. klienci strategiczni, detal, dealerzy).
• Grupa klientów — podział handlowy używany w cennikach i warunkach sprzedaży.
• Opiekun — kto z zespołu odpowiada za rozmowę z dłużnikiem. To ustawienie zamienia zestawienie w listę zadań dla handlowców.
• Branża — czy problem jest branżowy (np. całe budownictwo płaci z opóźnieniem), czy dotyczy pojedynczych firm.
• Wszyscy klienci — jeden wiersz z sumą całej firmy, bez podziału.

Obok znajduje się Filtr grupy — możesz zawęzić zestawienie do wybranych segmentów, na przykład zobaczyć wyłącznie klientów strategicznych albo portfel dwóch wskazanych handlowców. Wybrany sposób grupowania zapamiętuje się dla Twojego konta, więc widok otwiera się zawsze w preferowanym układzie. Przełącznik Tylko przeterminowane usuwa z tabeli klientów płacących terminowo i zostawia sam problem.

Jak czytać wiekowanie należności

Cztery kolumny „dni” rozkładają przeterminowaną kwotę według tego, jak dawno minął termin płatności. To najważniejsza część zestawienia — dwie firmy z tą samą kwotą zaległości mogą mieć zupełnie różną sytuację.

• 0–30 dni — świeże zaległości, zwykle wystarczy przypomnienie.
• 31–60 dni — opóźnienie, które przestaje być przypadkiem; warto ustalić przyczynę.
• 61–90 dni — sygnał ostrzegawczy, moment na rozważenie wstrzymania dostaw na kredyt kupiecki.
• 90+ dni — należności najtrudniejsze do odzyskania; kwota wyróżniona kolorem.

Obok znajdziesz kolumnę Maks. dni — najdłuższe opóźnienie w grupie. Kolor podpowiada skalę: powyżej 90 dni na czerwono, powyżej 30 na pomarańczowo. Kolumna Dłużnicy mówi, ilu klientów z grupy faktycznie ma zaległość — dzięki temu odróżnisz jednego dużego dłużnika od rozproszonego problemu całego segmentu.

Terminowość płatności — nawyk czy incydent?

Wiekowanie mówi, ile pieniędzy zalega i jak długo. Dwie kolejne kolumny mówią coś innego: jak ten klient zwykle płaci.

• Śr. opóźnienie zapłaty — średnia liczba dni między terminem płatności a zaobserwowaną wpłatą z ostatnich 90 dni. Wartość ujemna oznacza, że klient płaci przed terminem. Kolumna jest widoczna od razu.
• % wpłat w terminie — jaki udział wpłat klienta z ostatnich 90 dni został zaksięgowany najpóźniej w dniu terminu. W tabeli zbiorczej ta kolumna jest domyślnie ukryta — włączysz ją z menu kolumn (prawy przycisk myszy na nagłówku tabeli); w rozwiniętej liście klientów obie kolumny widać od razu i można po nich sortować.

Zestawienie tych kolumn z wiekowaniem odpowiada na pytanie, które w windykacji jest kluczowe: czy patrzysz na nawyk, czy na incydent. Klient z wysoką kwotą w starych przedziałach, ale z dobrym profilem płatniczym (niskie lub ujemne średnie opóźnienie, wysoki procent wpłat w terminie) to zwykle pojedyncza sporna faktura — wystarczy ją wyjaśnić. Ten sam aging przy średnim opóźnieniu rzędu kilkunastu–kilkudziesięciu dni i niskim procencie wpłat w terminie to utrwalony nawyk — tu pomaga zmiana warunków płatności albo przedpłaty, nie kolejne monity.

Od zestawienia do konkretnej rozmowy

1. Kliknij wiersz grupy — rozwinie się lista klientów, którzy tworzą tę kwotę.
2. Skorzystaj z wyszukiwarki nad listą, żeby znaleźć konkretną firmę w dużej grupie.
3. Kliknij nazwę klienta — otworzy się jego karta z dokumentami, historią płatności i danymi kontaktowymi.

Rozwinięta lista pokazuje dla każdego klienta ten sam rozkład wiekowania co tabela zbiorcza, a dodatkowo jego Limit kupiecki i Wykorzystanie limitu — od razu widać, czy zaległość mieści się jeszcze w przyznanym kredycie kupieckim. W tabeli zbiorczej te dwie kolumny są domyślnie ukryte; włączysz je, klikając prawym przyciskiem myszy nagłówek tabeli i zaznaczając je na liście kolumn. Wybór zapisuje się dla Twojego konta.

Grupa „Nieprzypisani”

Klienci, którzy nie mają uzupełnionej wartości w wybranym wymiarze, trafiają do zbiorczego wiersza Nieprzypisani. Przy grupowaniu po opiekunie będą to klienci bez przypisanego opiekuna, przy grupowaniu po branży — bez wskazanej branży. Duża kwota w tym wierszu to zwykle nie problem finansowy, tylko brak danych w kartotece: po uzupełnieniu klasyfikacji czy opiekuna pieniądze przeniosą się do właściwych grup.

Skąd pochodzą dane

Zestawienie nie liczy niczego z faktur wystawianych w Sentrix — pokazuje stan rozrachunków pobrany z zewnętrznego ERP podczas ostatniej synchronizacji. Pod tabelą widnieje data i godzina tego pobrania.

Kto co widzi

Osoby z pełnym wglądem w finanse — księgowość i administratorzy — widzą rozrachunki wszystkich klientów firmy. Pozostali użytkownicy, w tym handlowcy, widzą wyłącznie klientów, których są opiekunami; ich sumy obejmują tylko własny portfel. Widok jest w całości tylko do odczytu — nie zmienia się w nim ani sald, ani dokumentów.

Powiązane ustawienie: źródło danych finansowych

W Ustawienia → Finanse → Źródło danych finansowych administrator wskazuje, skąd pulpit Finansów ma brać należności, zobowiązania, wiekowanie, nadchodzące płatności i trend sprzedaży. Do wyboru są cztery tryby:

Ustawienie obowiązuje całą firmę i może je zmienić wyłącznie administrator systemu.

W trybie danych z ERP pulpit Finansów pokazuje też prognozę salda na dziś, +14 i +30 dni, liczoną z otwartych rozrachunków obu stron. Spodziewane wpływy są przy tym przesuwane o średnie opóźnienie płatników z wpłat obserwowanych — informacja o przyjętym przesunięciu widnieje pod kartą prognozy. Przy karcie należności znajdziesz dodatkowo wskaźnik DSO i średnie opóźnienie zapłaty dla całej firmy.

Na karcie Przepływy pieniężne, pod bilansem miesiąca, widnieje też linijka Marża brutto — kwota i procent tego, co z przychodu bieżącego miesiąca zostaje po odjęciu kosztu zakupu sprzedanych towarów. To szacunek: koszt liczony jest z kartotekowych cen zakupu artykułów pobieranych przy imporcie sprzedaży z ERP, a nie z księgowego kosztu własnego. Po najechaniu kursorem na linijkę zobaczysz pokrycie — jaki procent przychodu miesiąca ma w ogóle policzony koszt; im wyższe pokrycie, tym wiarygodniejszy szacunek. Dopóki żadna linia sprzedaży nie ma policzonego kosztu, linijka pozostaje ukryta.

Wybór okresu na pulpicie Finansów

W nagłówku pulpitu Finansów, obok przycisku Odśwież, wybierasz okres, którego dotyczą liczby. Domyślnie pulpit pokazuje ostatnie 6 miesięcy. Z listy wybierzesz też bieżący lub poprzedni miesiąc, bieżący kwartał, bieżący rok oraz ostatnie 6 lub 12 miesięcy. Opcja Własny zakres odsłania kalendarz, w którym wskazujesz datę początkową i końcową. Zakres może obejmować najwyżej trzy lata — przy dłuższym pulpit zgłosi błąd zamiast wczytać dane. Przycisk z krzyżykiem obok listy wraca do ustawienia domyślnego.

Wybrany okres zmienia kartę Przepływy pieniężne, wykres trendu i listę wiodących dostawców. Procent przy kwotach porównuje wtedy wybrany okres z okresem tej samej długości bezpośrednio go poprzedzającym — dla bieżącego kwartału będzie to kwartał poprzedni. Sam wykres trendu pokazuje maksymalnie 24 ostatnie miesiące zakresu: przy okresie dłuższym niż dwa lata kwoty na kartach obejmują całość, a wykres rysuje końcówkę okresu. Prognoza płatności na +14 i +30 dni zawsze liczy się od dziś, niezależnie od wybranego okresu.

Wykres przepływów: trend salda i linia planu sprzedaży

Pod kwotami karty Przepływy pieniężne rysowany jest wykres słupkowy wpływów i wydatków. Nałożone są na niego dwie linie: trend salda (średnia krocząca z trzech miesięcy, wygładza sezonowe wahania) oraz przerywana linia planu sprzedaży. Po najechaniu kursorem na słupek zobaczysz dymek z wartościami danego miesiąca — przychodami, wydatkami, trendem, planem i marżą brutto.

Linia planu pojawia się tylko wtedy, gdy plan sprzedaży na dany okres istnieje i masz uprawnienie do jego oglądania.

Najczęstsze pytania

• „Zestawienie jest puste” — dla żadnego kontrahenta nie ma jeszcze snapshotu rozrachunków z ERP. Sprawdź z administratorem, czy synchronizacja z systemem zewnętrznym działa.
• „Widzę mniej klientów niż kolega z księgowości” — bez pełnego wglądu w finanse zestawienie pokazuje wyłącznie Twój portfel opiekuna, a sumy liczone są tylko z niego.
• „Kwota nie zgadza się z tym, co widzę w ERP” — porównaj datę synchronizacji pod tabelą; zestawienie pokazuje stan z ostatniego pobrania, nie stan bieżący.
• „Nie widzę kolumn z limitem kupieckim” — w tabeli zbiorczej są domyślnie ukryte; włącz je z menu kolumn (prawy przycisk myszy na nagłówku tabeli). Tak samo włączysz kolumnę % wpłat w terminie.
• „W kolumnie Śr. opóźnienie zapłaty widzę tylko —” — system nie zaobserwował jeszcze żadnej wpłaty tego klienta. Historia zbiera się od pierwszej synchronizacji po aktualizacji, więc wskaźniki wypełnią się w ciągu kilku tygodni normalnej pracy.
• „Cała kwota siedzi w wierszu Nieprzypisani” — kontrahenci nie mają uzupełnionego wybranego wymiaru w kartotece. Uzupełnij klasyfikację, grupę, opiekuna lub branżę, a kwoty rozłożą się na właściwe grupy.
• „Na karcie Przepływy pieniężne nie widzę marży brutto” — koszty zakupu doliczają się podczas nocnego importu sprzedaży z ERP, więc marża pojawia się dopiero po pierwszym imporcie po aktualizacji systemu. Import uzupełnia sprzedaż z ostatnich 12 miesięcy — starsze miesiące mogą mieć niższe pokrycie kosztów.
• „Nie widzę przerywanej linii planu na wykresie przepływów” — linia rysuje się tylko wtedy, gdy na wybrany okres istnieje plan sprzedaży i masz uprawnienie do jego oglądania. Jeśli plan jest ustawiony, a linii nadal brak — sprawdź, czy wybrany okres pokrywa się z okresem obowiązywania planu.
• „Wybrałem własny zakres i pulpit pokazał błąd zamiast danych” — własny zakres może obejmować najwyżej trzy lata. Kalendarz pozwala zaznaczyć dłuższy okres, ale dane nie zostaną wczytane — skróć zakres i spróbuj ponownie.
• „Suma słupków nie zgadza się z wykonaniem planu sprzedaży — który wykres kłamie?” — żaden. Pulpit Finansów liczy pieniądze w miesiącu, w którym wpłynęły, a plan sprzedaży — przychód w miesiącu wystawienia dokumentu. Różnicę tworzą faktury zapłacone z opóźnieniem oraz niezapłacone.