Rozliczenie Allegro — opłaty, wypłaty i saldo portfela

Po co ten widok

Allegro nie przelewa Ci kwoty, którą zapłacili kupujący. Pieniądze najpierw trafiają do portfela Allegro, tam pomniejszają się o prowizje i opłaty, a dopiero potem idzie zbiorczy przelew na rachunek firmowy — jeden przelew za wiele zamówień. Ten widok odpowiada na pytanie „ile z tej sprzedaży realnie zostało": u góry kafle z podsumowaniem wybranego okresu i sygnał, czy saldo portfela się domyka, a poniżej tabela w jednym z dwóch widoków: Opłaty według zamówień (opłaty Allegro rozbite na poszczególne zamówienia) albo Wypłaty (przelewy z portfela na rachunek wraz z ich składem). Ten sam ekran jest dostępny również z zaplecza sklepu internetowego.

Pasek narzędzi

Pasek u góry ekranu wygląda tak samo jak na innych listach: po lewej tytuł, pole wyszukiwania i akcja importu, po prawej wybór konta i okresu, przycisk odświeżania oraz przycisk eksportu.

• Widok — przełącznik po lewej stronie paska: Opłaty według zamówień albo Wypłaty. Wybór zapamiętuje się dla Twojego konta. Pole wyszukiwania dotyczy widoku opłat według zamówień. Przycisk Eksport w widoku opłat pobiera raport opłat według zamówień, a w widoku wypłat — pełne rozliczenie okresu (sekcje niżej).
• Szukaj — pole po lewej stronie paska. Wpisz numer zamówienia, nazwę klienta, numer faktury, ID płatności Allegro albo numer z ERP; kilka słów zawęża listę do wierszy, które pasują do każdego z nich. Wyszukiwanie zawęża tylko tabelę (i pobierany eksport) — kafle podsumowania i pasek salda dalej dotyczą całego okresu. Fraza nie jest zapamiętywana: po ponownym wejściu na ekran pole jest puste.
• Importuj płatności z Allegro — pobiera nowe operacje portfela. Wpłaty są dopasowywane do faktur wystawionych do zamówień Allegro; wpłata sprzed faktury czeka na jej wystawienie.
• Konto Allegro — lista po prawej stronie paska; gdy firma ma kilka kont, raport dotyczy wybranego z nich, a wybór zapisuje się w adresie strony.
• Okres — przycisk z zakresem dat obok konta. Po kliknięciu wybierasz gotowy zakres (Dziś, Wczoraj, Ostatnie 7 dni, Ostatnie 30 dni, Ten miesiąc, Poprzedni miesiąc, Ten rok, Poprzedni rok) albo zaznaczasz własne daty w kalendarzu. Po wejściu na ekran ustawiony jest bieżący miesiąc (od pierwszego dnia do dziś).
• Odśwież (ikona strzałek) — pobiera raport i listę nadpłat czekających na decyzję na nowo, bez przeładowania strony; w trakcie pobierania ikona się obraca.
• Eksport (zielona ikona Excela) — pobiera plik XLSX za wybrany okres i konto (szczegóły niżej). Przycisk pojawia się, gdy wybrane jest konto Allegro.

Czy saldo portfela się domyka — pasek nad kaflami

Nad kaflami podsumowania pojawia się pasek w jednym z dwóch kolorów. Zielony: „Saldo się zgadza — brak rozbieżności między portfelem Allegro a rejestrem operacji w tym okresie." Bursztynowy: „Saldo się nie domyka — różnica …" z kwotą rozjazdu.

Różnica nie jest błędem liczenia. Sentrix bierze saldo portfela sprzed początku okresu i saldo na jego koniec — oba raportowane przez Allegro — i sprawdza, czy operacje zaimportowane z tego okresu faktycznie przeprowadzają jedno w drugie. Jeśli nie, znaczy to, że brakuje operacji — najczęściej dlatego, że Allegro dopisało wpis z datą wsteczną już po tym, jak import przeszedł przez ten fragment historii.

Pasek pojawia się tylko wtedy, gdy Sentrix ma już zaimportowane operacje portfela sprzed początku okresu i z samego okresu — bez nich nie ma czego porównać.

Gdy system nie potrafi rozstrzygnąć operacji sam

Zwroty wymagające ręcznej decyzji mają własny ekran Finanse → Zwroty. Liczba przy tej pozycji w sidebarze pokazuje, ile zwrotów czeka na obsługę ze wszystkich kont Allegro firmy. Dla każdej pozycji widać numer zamówienia, klienta, kwotę i powód. Po wystawieniu faktury korygującej oznacz pozycję przyciskiem Rozpatrzone.

Wpłata wyższa niż kwota faktury jest nadpłatą, dlatego pozostaje na ekranie rozliczenia marketplace w karcie Wymagają decyzji. Po skorygowaniu wpłaty również oznacz ją jako rozpatrzoną.

Jak czytać kafle podsumowania

• Sprzedaż i dostawa — łączna kwota, jaką kupujący zapłacili za zamówienia z listy poniżej: produkty razem z dostawą.
• Dostawa pobrana — ta część powyższej kwoty, którą kupujący zapłacili za dostawę.
• Opłaty razem — łączny koszt prowizji i opłat Allegro w okresie, z dopiskiem, jaki to procent sprzedaży. Kafel obejmuje także opłaty ogólne, których nie da się przypisać do żadnego zamówienia (np. abonamenty i pakiety).
• Wpływ netto — Sprzedaż i dostawa pomniejszona o Opłaty razem, czyli ile realnie zostaje po stronie firmy.
• Zamówienia — liczba zamówień, dla których Allegro naliczyło w wybranym okresie jakąkolwiek opłatę.

Opłaty liczą się ze znakiem księgowym: obciążenia na minus, korekty i zwroty opłat na plus. Dzięki temu „Opłaty razem" pokazuje realny koszt kanału, a nie sumę wszystkich naliczeń. Wpłaty na poczet opłat, które Allegro pokazuje w tym samym zestawieniu (np. „Pobranie opłat z wpływów"), nie są opłatami i nie wchodzą do żadnej z kwot — to tylko informacja, że Allegro pobrało prowizję z portfela.

Opłaty według zamówień — tabela

Jeden wiersz to jedno zamówienie z rozbiciem opłat Allegro. Na liście są zamówienia, dla których w wybranym okresie Allegro naliczyło jakąkolwiek opłatę; wiersze są domyślnie posortowane od najnowszej daty. Kliknięcie numeru w kolumnie Zamówienie otwiera zamówienie sprzedaży.

• Data, Zamówienie, Klient — data i numer zamówienia oraz kupujący.
• Nr w ERP — numer, pod którym to zamówienie jest zarejestrowane w systemie handlowym (ERP). Dzięki temu wpłatę z portfela Allegro rozliczysz po numerze, którym posługuje się księgowość. Najechanie na numer pokazuje pełne dane powiązania (identyfikator, system, data synchronizacji). Kreska oznacza, że zamówienie nie ma jeszcze powiązania z dokumentem w ERP. Powiązanie uzupełnia automatycznie zaplanowane zadanie integracji (np. „Synchronizacja zamówień z Atomstore i powiązanie z ERP" w Ustawienia → Zaplanowane zadania) — jeśli kreska utrzymuje się dłużej niż pół godziny od pojawienia się zamówienia, sprawdź, czy to zadanie jest włączone, albo uruchom je przyciskiem „Uruchom teraz".
• Numer faktury — numer faktury sprzedaży wystawionej do tego zamówienia. Gdy zamówienie ma fakturę zaliczkową i końcową, numery są wypisane po przecinku; kreska oznacza, że faktury jeszcze nie wystawiono. Obie kolumny trafiają też do eksportu XLSX.
• ID płatności — identyfikator płatności nadany przez Allegro; po nim odnajdziesz tę wpłatę w panelu Allegro. Jeśli kupujący zapłacił w kilku ratach (np. dopłata), identyfikatory są wypisane po przecinku; kreska oznacza, że w wybranym okresie nie było wpłaty za to zamówienie.
• Produkty — wartość zamówionych towarów.
• Dostawa pobrana — kwota, jaką kupujący zapłacił za transport. Pochodzi z pozycji dostawy na zamówieniu, więc „Produkty" pokazują samą wartość towarów. Zamówienia z darmową dostawą mają tu zero.
• Sprzedaż razem — łączna wpłata kupującego za to zamówienie (produkty plus dostawa pobrana).
• Prowizja, Koszt dostawy, Promowanie, Inne opłaty — opłaty Allegro dla tego zamówienia rozbite na rodzaje: prowizja od sprzedaży, opłaty związane z dostawą, opłaty za promowanie oferty i pozostałe.
• Opłaty razem — suma czterech powyższych.
• Wpływ netto — Sprzedaż razem pomniejszona o Opłaty razem.
• Status — status zamówienia sprzedaży (np. Potwierdzone, W realizacji, Dostarczone, Zafakturowane, Zrealizowane, Anulowane), ten sam co na liście zamówień i na karcie zamówienia. Od razu widać, czy zamówienie jest już zakończone lub zafakturowane, bez otwierania karty. Kolumna trafia też do eksportu XLSX.

Jeśli w okresie są opłaty niepowiązane z żadnym zamówieniem, w nagłówku tabeli po prawej stronie widać tekst „Opłaty ogólne bez powiązania z zamówieniem: …" z ich sumą. Właśnie o tę kwotę suma kolumny „Opłaty razem" różni się od kafla o tej samej nazwie. Gdy w wybranym okresie nie ma żadnych opłat przypiętych do zamówień, tabela pokazuje komunikat „Brak opłat powiązanych z zamówieniami w wybranym okresie."

Praca z tabelą

Kliknij nagłówek kolumny, żeby sortować. Przeciągnij nagłówek, żeby zmienić kolejność kolumn, a jego krawędź — żeby zmienić szerokość. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na nagłówku otwiera menu, w którym włączasz i wyłączasz kolumny oraz przywracasz układ domyślny poleceniem Resetuj kolumny. Wybrany układ kolumn zapamiętuje się dla Ciebie i wraca przy kolejnym wejściu — także na innym komputerze.

Liczba wierszy widocznych naraz dopasowuje się do wysokości okna przeglądarki. W stopce tabeli widać liczbę rekordów („Rekordów: …") i strzałki stron z informacją „Strona … z …". Przy wielu włączonych kolumnach tabelę przewijasz też w poziomie.

Wypłaty z portfela — skład każdego przelewu

Allegro Finance nie wypłaca „za zamówienie". Co noc przelewa wszystko, co w portfelu przekracza rezerwę (saldo po wypłacie jest zawsze takie samo, np. 400 zł), więc jeden przelew to suma wszystkich operacji od poprzedniej wypłaty: wpłat kupujących, zwrotów i pobrań opłat. PayU to osobny portfel z własnymi wypłatami (bez rezerwy). W widoku Wypłaty kafle pokazują sumy przelewów w okresie — Wypłaty razem, Wpłaty kupujących, Pobrania opłat, Zwroty — oraz Do wyjaśnienia: liczbę wypłat z luką w rejestrze i bez dopiętego wiersza wyciągu. Tabela pokazuje dla każdej wypłaty datę i godzinę, kwotę, portfel, sumy wpłat, pobrań opłat i zwrotów, saldo po wypłacie, kontrolę salda i wiersz wyciągu bankowego, do którego dopięto przelew.

• Kontrola salda — zgodna, gdy saldo po poprzedniej wypłacie plus operacje okna minus przelew daje saldo po tej wypłacie. Luka z kwotą oznacza, że w rejestrze brakuje operacji (Allegro publikuje je z opóźnieniem) — uruchom Importuj płatności z Allegro i odśwież; skład uzupełni się sam.
• Skład (przycisk w wierszu albo kliknięcie wiersza) — panel z operacjami składającymi się na przelew, pogrupowanymi w kolejności: Wpłaty za zamówienia, Zwroty, Pobrania opłat, Pozostałe operacje (każda grupa z liczbą pozycji i sumą; wpłaty na zielono, zwroty na czerwono); w wierszu: data, rodzaj, rodzaj opłaty (przy „Potrącenie opłat Allegro" — jakie naliczenia zostały pobrane z tego wpływu: prowizja, dostawa, abonament), zamówienie (kliknięcie otwiera je; przy pobraniu — zamówienie, którego opłaty pobrano), klient, faktura, ID płatności, kwota i saldo po operacji, a pod spodem podsumowanie i wynik kontroli. Przycisk Eksport (ikona Excela) w panelu pobiera plik XLSX tej jednej wypłaty — dla księgowości, z rozbiciem przelewu na wpłaty, zwroty i pobrania; nazwa pliku zawiera nazwę konta Allegro, datę i kwotę przelewu.
• Wyciąg — jeśli przelew nie jest jeszcze dopięty do wiersza wyciągu, zrób to w Księgowość → Uzgadnianie bankowe; dopasowanie automatyczne wymaga zgodnej kwoty i drugiej przesłanki (identyfikator wypłaty w tytule przelewu albo rozpoznany nadawca).

Na karcie zamówienia, w sekcji Koszty Allegro, widać też, którym przelewem i kiedy pieniądze za to zamówienie trafiły na rachunek („Wypłacone z Allegro") — albo że jeszcze czekają w portfelu.

Eksport dla księgowości

Eksport (zielona ikona Excela) pobiera arkusz XLSX dla osoby pracującej w Excelu: nagłówek z okresem, wiersz podsumowania (te same wartości co kafle, plus udział opłat w sprzedaży w procentach) i poniżej tabela opłat według zamówień w tych samych kolumnach co na ekranie. Kwoty są liczbami, nagłówek tabeli jest przypięty przy przewijaniu, a w nagłówkach kolumn działają filtry. Eksportu do CSV nie ma — wszystkie pliki z tego ekranu są w formacie XLSX.

Nazwa pobranego pliku zawiera nazwę konta Allegro (przy kilku kontach pliki z różnych kanałów nie mieszają się w jednym katalogu) oraz daty od–do wybranego okresu. Jeśli w chwili eksportu w polu wyszukiwania była wpisana fraza, plik zawiera tylko pasujące zamówienia, a w nagłówku ma dodatkowy wiersz Filtr z tą frazą — sekcje dotyczące całego okresu (saldo, operacje, sumy) pozostają pełne.

Powiązane ustawienia

• Rachunek portfela Allegro (karta połączenia → Płatności) — rachunek techniczny, na którym księgują się wpłaty kupujących. Bez niego wpłaty powstają bez rachunku.
• Rodzaje kosztów dla typów opłat (karta połączenia → Prowizje i opłaty) — decyduje, na jakie konto trafia dana prowizja przy dekretacji.

Faktura miesięczna od Allegro — zestawienie „Do faktury”

Kwota „Naliczone opłaty” na fakturze VAT od Allegro to suma prowizji i opłat z tego ekranu za okres sprzedaży podany na fakturze (bez pobrań opłat z wpływów, które są jej zapłatą). W widoku Wypłaty, pod kaflami, blok Do faktury Allegro za okres pokazuje te same pozycje co faktura: opłaty według rodzajów, Naliczone opłaty, Wpłaty i inne uznania oraz Saldo początkowe i końcowe. Ustaw okres na miesiąc z faktury i porównaj kwoty — bez wiązania dokumentów w systemie.

Eksport w widoku wypłat pobiera pełne rozliczenie okresu jako XLSX z trzema arkuszami. Pierwszy, Skład wypłat, to skład każdej wypłaty okresu w tym samym układzie co plik jednej wypłaty, blok pod blokiem: nagłówek (konto Allegro, data i kwota przelewu, portfel, saldo po wypłacie, wiersz wyciągu, okres operacji), operacje z kategorią (wpłata za zamówienie / zwrot / pobranie opłat / pozostałe, w tej kolejności), rodzajem opłaty, zamówieniem, klientem, fakturą i ID płatności oraz podsumowanie z kontrolą salda — czyli np. składy wszystkich przelewów z miesiąca w jednym pliku. Dalej Wypłaty — lista przelewów na rachunek z sumami wpłat, pobrań, zwrotów i kontrolą salda — oraz Opłaty okresu — rodzaje opłat i wiersze w układzie faktury. To komplet dla księgowości do rozksięgowania przelewów z Allegro i sprawdzenia faktury miesięcznej.