Współpracownik B2B — chroniona kartoteka powiązana z profilem pracownika

Ten artykuł jest dla firm, w których część zespołu pracuje na stałe, ale na umowie B2B: osoba ma konto w Sentrixie, urlopy i przełożonego, a co miesiąc wystawia firmie fakturę z własnej działalności (JDG). Jeden znacznik w profilu pracownika — pole Kartoteka kontrahenta (JDG) — chroni jej dane osobowe, faktury i umowę przed ogółem pracowników, a współpracownik sam widzi swoje dokumenty. Po oznaczeniu kartotekę widzą tylko cztery grupy systemowe (zarządzanie B2B, księgowość B2B i dwie grupy kadr) oraz sam współpracownik; administrator firmy ani osoby z prawem do wszystkich kartotek jej nie zobaczą. Niczego nie konfigurujesz osobno dla faktur i umów — istniejące i przyszłe dokumenty stają się poufne automatycznie.

Kim jest współpracownik B2B w Sentrixie

Współpracownik B2B to członek zespołu, który zamiast listy płac wystawia firmie faktury jako jednoosobowa działalność gospodarcza. Jego kartoteka kontrahenta nie jest więc zwykłym dostawcą — zawiera stawkę, umowę o współpracy i historię faktur, czyli dane, których reszta firmy widzieć nie powinna.

Zwykła kartoteka kontrahenta jest w Sentrixie wspólnym zasobem: widzi ją każdy, kto ma dostęp do modułu Kontrahenci. Kartoteka współpracownika B2B działa odwrotnie — po oznaczeniu staje się chroniona i widzi ją wyłącznie wąskie grono z tabeli w sekcji Kto ma dostęp. Ochrona obejmuje też jej faktury zakupu i umowy. Chronioną kartotekę poznasz po plakietce B2B w nagłówku.

Poniższa ścieżka prowadzi od pierwszego dnia współpracy do jej zakończenia. Kroki 1–3 wykonują kadry (albo osoba wprowadzająca współpracownika), kroki 4–7 opisują, co dzieje się dalej samo i kto za co odpowiada.

1Konto użytkownika i kartoteka kontrahenta JDG

Współpracownik potrzebuje dwóch rzeczy, które zwykle już ma:

• Konta użytkownika w Sentrixie — takiego samego jak dla każdego pracownika. Z niego korzysta na co dzień, na nim składa wnioski urlopowe i na nim zobaczy później swoją kartotekę.
• Kartoteki kontrahenta swojej działalności, z NIP-em — to na nią wystawia faktury. Jeśli kartoteki nie ma, załóż ją w module Kontrahenci jak zwykłego dostawcę. Jeśli faktury od tej osoby już przychodziły (np. z KSeF), kartoteka prawdopodobnie istnieje — wyszukaj ją po NIP-ie zamiast zakładać nową.

2Sprawdź, kto jest w grupach, które zachowają dostęp

Po zapisaniu powiązania kartotekę zobaczą wyłącznie członkowie czterech grup zakładanych przez system. Zanim oznaczysz współpracownika, wejdź w Ustawienia → Organizacja → Grupy, zawęź listę do rodzaju Aplikacyjne i sprawdź skład grup:

• Współpracownicy B2B - zarządzanie — pełny dostęp do kartoteki, faktur i umów; jedyna grupa, która edytuje kartotekę i może wyłączyć ochronę,
• Faktury B2B - księgowość — odczyt kartoteki i jej faktur zakupu, bez umów,
• Moduł HR - Nadzór i Zarządzanie oraz Moduł HR - dostęp — odczyt samej kartoteki, bez dokumentów.

Grupy księgowości i kadr otwierają kartotekę przez moduł Kontrahenci, więc ich członkowie potrzebują także zwykłego uprawnienia do tego modułu — samo członkostwo w grupie listy kontrahentów nie włącza. Jeśli sam nie należysz do żadnej z czterech grup, po zapisie stracisz dostęp do kartoteki, którą właśnie oznaczasz (profil pracownika pozostanie dla Ciebie edytowalny). Okno potwierdzenia w kroku 3 pokaże Ci liczebność grup i to ostrzeżenie — ale skład grup wygodniej poprawić wcześniej.

3Profil pracownika: typ umowy B2B i kartoteka

1. Otwórz Urlopy → Pracownicy i kliknij osobę (albo Utwórz profil, jeśli jeszcze go nie ma).
2. Na zakładce Podstawowe ustaw Typ umowy na B2B. Pod spodem pojawi się wymagane pole Kartoteka kontrahenta (JDG).
3. Wyszukaj kartotekę z kroku 1 po nazwie i wybierz ją. Jedna kartoteka może być powiązana tylko z jednym pracownikiem — jeśli jest już zajęta, zobaczysz komunikat i zapis się zatrzyma.
4. Kliknij Zapisz. Zanim zmiana zostanie zapisana, pojawi się okno Powiązanie z kartoteką współpracownika B2B

Okno potwierdzenia podsumowuje skutki, zanim cokolwiek się zmieni:

• ile faktur zakupu i umów tej firmy zostanie objętych ochroną — także tych sprzed oznaczenia,
• ile osób liczy każda z czterech grup; przy pustych grupach pojawia się ostrzeżenie z odsyłaczem do ustawień grup,
• ostrzeżenie, że po zapisaniu nie zobaczysz już tej kartoteki — jeśli nie należysz do grup B2B ani kadr.

Przycisk Powiąż i zapisz zapisuje profil i włącza ochronę w jednym kroku.

4Co dzieje się automatycznie po zapisie

• Kartoteka staje się chroniona. Dostaje plakietkę B2B, a dla wszystkich spoza czterech grup i samego współpracownika znika z listy kontrahentów, wyszukiwarki, podpowiedzi przy wyborze kontrahenta i raportu duplikatów. Otwarcie jej z linku kończy się komunikatem o braku dostępu.
• Istniejące faktury zakupu i umowy przechodzą w tryb poufny. System przegląda wszystkie faktury, w których ta firma jest sprzedawcą (także dopasowane po NIP-ie), i wszystkie umowy, w których jest stroną. Automatyczne uprawnienia osób spoza grup B2B — np. tego, kto fakturę wprowadził — zostają cofnięte.
• Przyszłe dokumenty też. Faktura pobrana z KSeF w następnym miesiącu, wczytana z maila albo wpisana ręcznie staje się poufna w chwili, gdy system rozpozna sprzedawcę po kartotece albo NIP-ie. Nowa umowa z tą firmą — tak samo.
• Współpracownik dostaje wgląd we własną kartotekę, faktury i umowy (krok 5). Zmiana jest zapisana w historii zmian kartoteki.

Nic z tego nie wymaga osobnej konfiguracji w module faktur ani umów.

5Co widzi współpracownik: „Moja kartoteka B2B”

Osoba powiązana z kartoteką dostaje w menu użytkownika (kliknij swój avatar w prawym górnym rogu) pozycję Moja kartoteka B2B. Otwiera ona kartotekę jej działalności w trybie do odczytu:

• zakładka Dokumenty — faktury zakupu, które wystawiła firmie,
• zakładka Umowy — umowa o współpracy i jej aneksy.

Współpracownik nie potrzebuje do tego uprawnień do modułów Kontrahenci, Faktury ani Umowy — i nie dostaje ich przy okazji. Nie zobaczy cudzych kartotek ani cudzych faktur, nie zmieni danych własnej kartoteki (zmianę adresu czy numeru konta zgłasza kadrom albo grupie zarządzania B2B) i nie zobaczy pozycji w menu, dopóki kadry nie wskażą kartoteki w jego profilu. Pozycja menu odświeża się co kilka minut — jeśli powiązanie powstało w trakcie jego sesji, pojawi się po chwili albo po ponownym zalogowaniu.

6Rozliczanie na co dzień

Od tej pory każda faktura od współpracownika wpada do systemu jako poufna — niezależnie od tego, czy przyszła z KSeF, z poczty, czy została wpisana ręcznie. Trafia do zwykłego obiegu faktur zakupu, ale widzą ją i obsługują tylko:

• grupa zarządzania B2B — pełny dostęp: opis, edycja, akceptacja, płatność,
• księgowość B2B — odczyt i komentarz, bez edycji,
• sam współpracownik — odczyt własnej faktury na zakładce Dokumenty swojej kartoteki,
• osoby wyznaczone na etapach obiegu (np. akceptujący koszt) — tylko tę jedną fakturę, dzięki prawu etapu, nawet jeśli nie należą do grup B2B.

Automatyczne nadania dla twórcy i osoby odpowiedzialnej spoza grup B2B są przy fakturach współpracownika cofane, więc na co dzień warto, by osoby opisujące te faktury należały do grupy Współpracownicy B2B - zarządzanie. Na listach faktur pozostałych pracowników dokument się nie pojawia, ale sumy i liczniki na pulpitach nadal go wliczają, a numer faktury pozostaje widoczny tam, gdzie jest częścią innego dokumentu — tak jak przy każdym dokumencie poufnym.

Umowa o współpracy i jej aneksy są dostępne jeszcze węziej: widzi je tylko grupa zarządzania B2B i sam współpracownik. Księgowość ani kadry umów nie widzą.

7Zakończenie współpracy

Gdy współpraca się kończy albo współpracownik przechodzi na etat, kadry zmieniają w profilu Typ umowy (albo usuwają profil pracownika). W obu przypadkach powiązanie wygasa:

• były współpracownik natychmiast traci dostęp do kartoteki, faktur i umowy, a pozycja Moja kartoteka B2B znika z jego menu,
• kartoteka pozostaje chroniona — nie odsłania się automatycznie — a faktury i umowy pozostają poufne; historia rozliczeń jest nadal dostępna grupom B2B,
• nadaj kartotece status o stanie nieaktywny, żeby zniknęła z bieżących list grup B2B. Nie usuwaj jej — faktury zakupu muszą pozostać powiązane ze sprzedawcą.

Jeśli ochrona ma zostać zdjęta (np. firma współpracownika staje się zwykłym dostawcą), robi to grupa zarządzania B2B przełącznikiem na karcie kontrahenta — ale dopiero gdy profil pracownika już nie wskazuje tej kartoteki. Wyłączenie ochrony nie zdejmuje poufności z faktur i umów, które już nią objęto; wcześniejsze uprawnienia do nich nie wracają same.

Kto ma dostęp — tabela

Dostęp zależy wyłącznie od członkostwa w czterech grupach systemowych i od powiązania z profilem pracownika. Zwykłe uprawnienia — także „wgląd we wszystkie kartoteki” i rola administratora firmy — nie mają tu znaczenia.

Grupy księgowości i kadr potrzebują dodatkowo zwykłego uprawnienia do modułu Kontrahenci. Współpracownik żadnego uprawnienia modułowego nie potrzebuje — swoją kartotekę otwiera z menu użytkownika.

Czego nie da się zrobić z chronioną kartoteką

• Nie da się jej usunąć. Zakończoną współpracę zamykasz statusem o stanie nieaktywny, a historia faktur zostaje. Usunąć kartotekę może wyłącznie superadministrator systemu.
• Nie da się jej scalić jako duplikatu z inną kartoteką — ani jako głównej, ani jako wchłanianej.
• Nie da się wyłączyć ochrony z karty kontrahenta, dopóki trwa powiązanie z profilem pracownika. Przełącznik jest zablokowany, a pod nim widać, czyj profil wiąże kartotekę. Najpierw zmień w profilu typ umowy albo kartotekę — dopiero potem grupa zarządzania B2B może wyłączyć ochronę.

Najczęstsze pytania

Jestem administratorem firmy. Dlaczego nie widzę kartoteki współpracownika?

Bo ochrona B2B celowo nie uznaje roli administratora ani prawa „wgląd we wszystkie kartoteki” — inaczej stawki współpracowników widziałby każdy, kto zarządza systemem. Dostęp daje wyłącznie członkostwo w jednej z czterech grup z tabeli wyżej. Jeśli masz prawo zarządzać grupami, dopisz się do grupy Współpracownicy B2B - zarządzanie w Ustawienia → Organizacja → Grupy.

Oznaczyłem współpracownika i „zniknął” mi dostawca z bazy. Co się stało?

To ta sama kartoteka — po oznaczeniu widzą ją tylko cztery grupy i sam współpracownik. Jeśli nie należysz do żadnej z nich, kartoteka zniknęła Ci z list zgodnie z regułą; ostrzegało o tym okno potwierdzenia. Poproś osobę zarządzającą grupami o dopisanie Cię do właściwej grupy albo o przejęcie dalszej obsługi tej kartoteki.

Co z fakturami wystawionymi przed oznaczeniem kartoteki?

Ochrona działa wstecz: po włączeniu system przegląda wszystkie faktury zakupu tej firmy (również dopasowane po NIP-ie) i umowy, w których jest stroną, i oznacza je jako poufne. Liczbę tych dokumentów widzisz w oknie potwierdzenia przed zapisem. Automatyczne uprawnienia osób spoza grup B2B — np. tego, kto fakturę wprowadził — zostają cofnięte.

Czy księgowość widzi umowę współpracownika?

Nie. Grupa Faktury B2B - księgowość widzi kartotekę i faktury zakupu, bo są potrzebne do rozliczeń, ale umowy o współpracy — ze stawką i warunkami — widzi tylko grupa Współpracownicy B2B - zarządzanie oraz sam współpracownik.