Konfiguracja delegacji — ustawienia, obieg i słowniki

Zanim pracownicy zaczną wystawiać polecenia wyjazdu, warto raz ustawić zasady delegacji dla całej firmy: kto akceptuje wyjazd, przez jakie etapy przechodzi rozliczenie, jakie dane są obowiązkowe, na jakie konta trafia dekret i z jakich kategorii wydatków korzystają pracownicy. Ten artykuł prowadzi administratora przez wszystkie pozycje ustawień po kolei.

Gdzie jest konfiguracja i kto ją widzi

Wszystkie ustawienia delegacji mają własną grupę Ustawienia → Zespół i Zasoby → Delegacje, podobnie jak Zakupy czy Sprzedaż. Znajdziesz w niej pozycje:

• Ustawienia ogólne — zasady polecenia wyjazdu i rozliczenia, termin rozliczenia, ryczałty i numeracja,
• Obieg akceptacji — ścieżka akceptacji, grupy, terminy zadań i ustawienia dla podmiotów prawnych,
• Transport, koszty i zaliczki,
• Księgowanie — konta dekretu i moment rozliczenia z pracownikiem,
• Słowniki delegacji — kategorie wydatków i środki transportu,
• Grupy akceptacji — skrót do grup osób obsługujących etapy obiegu,
• Stawki diet i Stawki kilometrówki.

Na pulpicie modułu Delegacje przycisk Ustawienia otwiera od razu pozycję Ustawienia ogólne. Jeśli ktoś ma zapisany stary adres ustawień — z modułu albo z grupy Kadry, gdzie delegacje były wcześniej — system sam przeniesie go w nowe miejsce.

Ustawienia widzi i zmienia administrator delegacji albo osoba z prawem do zarządzania ustawieniami systemu. Administrator delegacji, który nie ma dostępu do innych ustawień, widzi w Ustawieniach wyłącznie pozycje delegacji. Pozostali pracownicy nie widzą ich wcale, a na pulpicie modułu nie mają przycisku Ustawienia.

Zasady polecenia wyjazdu i rozliczenia

Pozycja Ustawienia ogólne, sekcja Polecenie i rozliczenie.

Pola wyboru

• Data rozliczenia — dzień, od którego liczy się kurs waluty w rozliczeniu: Dzień po powrocie, Dzień akcji "Rozlicz" (domyślnie) albo Dzień wypłaty zaliczki.
• Sposób ustalenia akceptującego:
  • Automatycznie przełożony strukturalny (domyślnie) — delegację akceptuje przełożony pracownika ze struktury organizacyjnej, a przy kilku poziomach akceptacji także kolejni przełożeni. Gdy pracownik nie ma przełożonego, akceptuje zlecający wskazany w poleceniu.
  • Wybór ręczny — w poleceniu trzeba wskazać zlecającego i to on akceptuje delegację. Zlecającym nie może być sam delegowany. W tym trybie jest jeden poziom akceptacji.
• Termin rozliczenia (dni od powrotu) — domyślnie 14 dni.
• Przypomnienie przed terminem (dni) — domyślnie 3, wartość 0 wyłącza przypomnienie. Nie może wypaść po terminie rozliczenia.

Przełączniki

• Blokuj daty wsteczne — pracownik nie utworzy polecenia z datą wyjazdu wcześniejszą niż dziś ani nie przestawi na nią szkicu. Blokada działa też przy Kopiuj delegację: kopii delegacji z przeszłą datą wyjazdu nie da się utworzyć. Nie dotyczy administratora delegacji ani delegacji kierowców tworzonych z kursów transportowych.
• Można usuwać delegacje — usunąć można tylko szkic. Po wyłączeniu przełącznika szkic da się jedynie anulować — ta blokada obowiązuje wszystkich, także administratorów.
• Można edytować polecenie przy rozliczeniu — po wyłączeniu, od akceptacji polecenia dane polecenia (osoby, cel, miejsce wyjazdu i docelowe, termin, rodzaj delegacji, zaliczka, szacunkowy koszt, środek transportu i pojazd) są tylko do odczytu. Dalej edytuje się rozliczenie: odcinki trasy i miejsca pobytu, diety, koszty, uwagi i analitykę kosztów. Administrator delegacji i osoby z pełnym prawem edycji delegacji nie podlegają tej blokadzie.
• Wymagaj godzin w poleceniu — data wyjazdu i powrotu musi zawierać godzinę.
• Wymagaj szacunkowego kosztu — polecenia bez szacunkowego kosztu nie da się zapisać.
• Wymagaj skanu rachunku — faktura bez załączonego skanu blokuje przekazanie rozliczenia.

Ryczałty

W sekcji Ryczałty ustawiasz procenty, z których system wylicza ryczałt noclegowy i ryczałt na dojazdy lokalne — osobno dla delegacji krajowych i zagranicznych. Krajowe i dojazdy liczone są jako procent diety, a ryczałt noclegowy zagraniczny jako procent limitu noclegu w danym kraju. Jeśli przy stawce diety wpisano kwotę ryczałtu wprost, ma ona pierwszeństwo przed procentem.

Numeracja

• Wzorzec numeru — musi zawierać licznik {NR}. Możesz dodać kod komórki organizacyjnej {ORG}, rok {YY} lub {YYYY} i miesiąc {MM} — domyślny wzorzec to DEL/{ORG}/{NR}/{YY}. Pole Przykładowy numer pokazuje, jak będzie wyglądał numer; sprawdź je po każdej zmianie wzorca.
• Brak kodu komórki organizacyjnej — co zrobić, gdy komórka pracownika nie ma kodu: Użyj kodu domyślnego (wpisanego w polu Domyślny kod komórki) albo Odrzuć — wymagaj kodu.

Numer nadawany jest raz, przy utworzeniu delegacji — zmiana wzorca nie przenumeruje istniejących delegacji.

Obieg — wybór ścieżki akceptacji

Pozycja Obieg akceptacji. Ścieżkę wybierasz kliknięciem kafelka. Każdy kafelek pokazuje etapy w kolejności, w jakiej przechodzi przez nie delegacja, a kolor etapu mówi, kto nad nim pracuje:

• niebieski — przygotowanie przez pracownika (polecenie wyjazdu, rozliczenie),
• zielony — akceptacja,
• pomarańczowy — wypłata zaliczki,
• fioletowy — księgowość, czyli sprawdzenie finansowe.

Separator Delegacja oddziela etapy polecenia od etapów rozliczenia — to czas samego wyjazdu. Etap z przerywaną ramką jest warunkowy; po najechaniu na niego zobaczysz warunek. Wypłata zaliczki pojawia się tylko wtedy, gdy pracownik wnioskuje o zaliczkę. Akceptacja przełożonego jest pomijana, gdy delegacji nie akceptuje przełożony — na przykład przy delegacji kierowcy z kursu transportowego.

Dostępne ścieżki

• Polecenie → rozliczenie → księgowość — polecenie wyjazdu, rozliczenie, sprawdzenie finansowe. Bez akceptacji przełożonego.
• Z akceptacją rozliczenia — polecenie, rozliczenie, akceptacja rozliczenia przez przełożonego, sprawdzenie finansowe.
• Z zaliczką i akceptacją rozliczenia — jak wyżej, z wypłatą zaliczki (gdy wnioskowana) przed rozliczeniem.
• Pełny: akceptacja przed sprawdzeniem finansowym — przełożony akceptuje polecenie, potem wypłata zaliczki (gdy wnioskowana), rozliczenie, akceptacja rozliczenia i na końcu sprawdzenie finansowe.
• Sprawdzenie finansowe przed akceptacją rozliczenia (domyślna) — polecenie akceptuje przełożony tylko wtedy, gdy jest zaliczka; po rozliczeniu najpierw sprawdza je księgowość, a przełożony akceptuje na końcu.

Pozostałe ustawienia obiegu

• Poziomy akceptacji przełożonych (1–3) — ilu kolejnych przełożonych w strukturze akceptuje etap.
• Grupa księgowości — osoby, które sprawdzają rozliczenie i prowadzą korektę księgową.
• Grupa kasy (wypłata zaliczek) — osoby, które potwierdzają wypłatę zaliczki.
• Delegacje z kursów bez akceptacji przełożonego — domyślnie włączone: delegacja kierowcy utworzona z kursu transportowego pomija akceptację polecenia i rozliczenia przez przełożonego, bo polecenie wydaje dyspozytor.
• Termin zadania (godziny) — po tym czasie zadanie jest oznaczane jako przeterminowane; 0 oznacza brak terminu.
• Przypomnienie co (godziny) — jak często przypominać o zaległym zadaniu.
• Akceptacja z maila i Ważność linków z maila (godziny) — wiadomość o zadaniu zawiera przyciski Zatwierdź i Odrzuć, więc akceptujący może zdecydować bez logowania. Po upływie ważności link wygasa i decyzję trzeba podjąć w systemie.

Inna ścieżka dla jednej spółki

W sekcji Ustawienia dla podmiotów prawnych kliknij Dodaj podmiot prawny i wybierz spółkę. Dla niej możesz wskazać inną ścieżkę akceptacji oraz inne grupy księgowości i kasy. Pole z wartością — jak domyślnie — oznacza ustawienie ogólne firmy.

Grupy księgowości i kasy

Delegacje korzystają z tych samych grup procesowych co obieg faktur zakupu. Grupy zakłada się i uzupełnia osobami w Faktury zakupu → Grupy procesowe — prowadzi tam pozycja Grupy akceptacji w Ustawieniach (przycisk Przejdź do grup). Administrator delegacji bez innych uprawnień tej pozycji nie widzi.

Transport, koszty i zaliczki

Pozycja Transport, koszty i zaliczki.

Środki transportu

• Widoczność floty firmowej dla przypisanych pracowników — pracownik widzi w delegacji tylko samochody służbowe przypisane do niego we flocie. Administrator delegacji i osoby zarządzające flotą widzą całą flotę.
• Wymagaj zgody na użycie samochodu prywatnego — samochody prywatne pracowników dopisuje wtedy administrator delegacji albo osoba zarządzająca flotą. Po wyłączeniu pracownik może sam dopisać swoje auto.
• Wymagaj uzasadnienia wyboru środka transportu — dotyczy samochodu prywatnego i samolotu. Bez uzasadnienia polecenia nie da się wysłać.

Koszty

• Wymagane analityki — zaznacz, które dane muszą być uzupełnione w podziale kosztów delegacji: MPK, Projekt, Rodzaj kosztu, Analityka 1–Analityka 4. Sekcja podziału kosztów pojawia się na karcie delegacji tylko wtedy, gdy wybierzesz tu co najmniej jedną analitykę. Brak wymaganej analityki blokuje przycisk Rozlicz.
• Tworzenie faktury zakupu z paragonu — przy paragonie w delegacji pojawi się akcja utworzenia faktury zakupu. Taka faktura jest rozliczana w delegacji i nie trafia do obiegu faktur zakupu.

Zaliczki

• Zaliczki na delegacje włączone — po wyłączeniu (np. gdy pracownicy płacą kartami firmowymi) nie da się złożyć wniosku o zaliczkę ani zaznaczyć jej w delegacji — ani na karcie, ani w module Zaliczki, ani w aplikacji mobilnej. Zaliczki złożone wcześniej zostają i można je rozliczyć.
• Dopuszczalne formy wypłaty — Kasa, Rachunek osobisty pracownika (ROR), Inne konto. We wniosku pracownik wybiera tylko spośród zaznaczonych.
• Wymagaj preferowanego terminu wypłaty — we wniosku o zaliczkę trzeba podać, kiedy pracownik chce ją odebrać.

Księgowanie

Pozycja Księgowanie ustala konta i treść dekretu, który powstaje z zatwierdzonego rozliczenia.

• Wn — koszt delegacji krajowej i Wn — koszt delegacji zagranicznej — konta kosztów podróży.
• Ma — rozrachunek z pracownikiem — w numerze konta znacznik {EMPLOYEE_ID} zostanie zastąpiony identyfikatorem pracownika w systemie księgowym.
• Wn — MPK i Ma — konto rozliczeniowe — znacznik {MPK} zostanie zastąpiony numerem MPK.
• Szablon treści dekretu — opis, który trafi do dekretu. Możesz użyć znaczników {EMPLOYEE}, {FROM}, {TO} i {COUNTRIES}.

W sekcji Konta księgowe — per podmiot prawny możesz ustawić inne konta dla wybranej spółki. Puste pole oznacza konto domyślne.

Kiedy delegacja jest „Rozliczona z pracownikiem”

• Po eksporcie do systemu księgowego (domyślnie),
• Ręcznie (oznaczenie wypłaty) — księgowość oznacza delegację po wypłacie albo zwrocie,
• Po wykonaniu płatności w module Płatności — gdy przelew do pracownika zostanie oznaczony jako wykonany. Opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy płatności firmy są obsługiwane w module Płatności.

Niezależnie od wybranej opcji księgowość zawsze może oznaczyć delegację ręcznie albo cofnąć oznaczenie.

Słowniki: kategorie wydatków i środki transportu

Pozycja Słowniki delegacji zawiera dwie listy: Kategorie wydatków, które pracownik wybiera przy wydatku w rozliczeniu (także w aplikacji mobilnej), oraz Środki transportu do wyboru w poleceniu wyjazdu.

Pozycje systemowe

Każda firma dostaje gotowy zestaw z plakietką Systemowa: kategorie Nocleg, Transport, Posiłki, Taxi, Parking, Opłaty drogowe, Paliwo i Inne oraz środki transportu Samochód służbowy, Samochód prywatny, Komunikacja publiczna, Samolot, Pociąg, Autobus i Inny. Pozycji systemowej nie usuniesz, ale możesz zmienić jej nazwę i kolejność albo ją wyłączyć.

Własna pozycja

1. Przy wybranej liście kliknij Dodaj.
2. Wpisz Kod — litery, cyfry i podkreślenia, np. BILETY. Po zapisie kodu nie da się zmienić, bo wskazują go zapisane wydatki i delegacje.
3. Wpisz nazwę. Nazwę zapisujesz w języku, w którym masz ustawiony interfejs — aby dodać nazwę w innym języku, przełącz język i edytuj pozycję ponownie.
4. Przy środku transportu wybierz Rodzaj (reguły).
5. Ustaw kolejność na liście i zapisz.

Rodzaj środka transportu

Własny środek transportu przejmuje reguły wybranego rodzaju. Od rodzaju zależy między innymi:

• uzasadnienie — rodzaje Samochód prywatny i Samolot wymagają uzasadnienia, gdy firma włączyła tę zasadę,
• wybór pojazdu i kilometrówka — przy rodzajach samochodowych można wskazać pojazd, a Samochód prywatny rozlicza się kilometrówką,
• ryczałt na dojazdy lokalne — przy samochodzie służbowym ryczałt nie przysługuje, bo transport zapewnia firma.

Przykład: „Prom” z rodzajem Komunikacja publiczna nie wymaga uzasadnienia. Pozycja systemowa ma stały rodzaj.

Wyłączanie i usuwanie

• Przełącznik aktywności — wyłączonej pozycji nie da się wybrać w nowych wydatkach i delegacjach. Zapisane dokumenty zachowują ją bez zmian.
• Usuń — działa tylko dla własnej pozycji, której nikt jeszcze nie użył. Kolumna Użycia pokazuje, ilu dokumentów dotyczy pozycja. Pozycję w użyciu wyłącz zamiast usuwać.

Stawki diet i kilometrówki

Pozycja Stawki diet zawiera stawki z datą obowiązywania. Stawka krajowa to wiersz Polska (krajowa), zagraniczne — wiersze poszczególnych państw oraz Pozostałe państwa (zagraniczna) dla krajów bez własnej stawki. Przy stawce ustawiasz walutę, opcjonalnie kwoty ryczałtu noclegowego i ryczałtu na dojazdy lokalne oraz procent odliczenia za śniadanie, obiad i kolację. Pole Obowiązuje do pozostaw puste dla stawki bezterminowej.

Stawki zagraniczne wczytasz hurtowo przyciskiem Importuj z CSV. Import działa na zasadzie „wszystko albo nic” — błąd w jednym wierszu odrzuca cały plik, a okno pokazuje, które wiersze trzeba poprawić.

Pozycja Stawki kilometrówki zawiera stawki za kilometr według typu pojazdu (samochód osobowy o pojemności silnika do 900 cm³, samochód osobowy powyżej 900 cm³, motocykl, motorower) z okresem obowiązywania. Ekran podpowiada aktualną stawkę ustawową.

Jak system liczy diety, ryczałty i kilometrówkę w konkretnej delegacji, opisujemy w artykule Delegacje — od polecenia wyjazdu do rozliczenia.

Najczęstsze pytania

Nie widzę ustawień delegacji.

Grupę Ustawienia → Zespół i Zasoby → Delegacje widzi administrator delegacji albo osoba z prawem do zarządzania ustawieniami systemu. Grupa jest widoczna, gdy moduł kadrowy jest aktywny w licencji, a moduł Delegacje jest włączony dla firmy. Poproś administratora o odpowiednie uprawnienie albo o włączenie modułu.

Pracownik nie może utworzyć delegacji z wczorajszą datą.

W pozycji Ustawienia ogólne włączona jest Blokuj daty wsteczne. Taką delegację może założyć administrator delegacji albo możesz tymczasowo wyłączyć blokadę. Blokada obejmuje też kopiowanie delegacji z przeszłą datą.

Dlaczego nie mogę usunąć kategorii wydatku?

Usunąć można tylko własną pozycję, której nikt jeszcze nie użył. Pozycji systemowej i pozycji z liczbą większą od zera w kolumnie Użycia nie usuniesz — wyłącz ją przełącznikiem aktywności. Zniknie z wyboru w nowych dokumentach, a zapisane delegacje zachowają ją bez zmian.

Chcemy kategorię „Bilety wstępu”, której nie ma na liście.

Dodaj ją jako własną kategorię w pozycji Słowniki delegacji (np. z kodem BILETY). Tak samo dodasz inne kategorie, z których firma korzystała wcześniej, na przykład „Upominki” albo „Wynajem samochodów”.

Jak ustawić inną ścieżkę obiegu dla jednej spółki?

W pozycji Obieg akceptacji, w sekcji Ustawienia dla podmiotów prawnych, dodaj spółkę i wybierz dla niej ścieżkę, a w razie potrzeby także grupy księgowości i kasy. Pozostałe spółki zostaną przy ustawieniu domyślnym.

Zmieniłem ścieżkę, a delegacja w toku idzie po staremu.

Tak ma być — nowa ścieżka dotyczy delegacji wysłanych do obiegu po zapisie. Delegacje już w obiegu kończą go na dotychczasowych zasadach.

Delegacja nie chce przejść do obiegu, bo brakuje wykonawcy.

Sprawdź, czy w pozycji Obieg akceptacji wskazano grupę księgowości (a przy zaliczce także grupę kasy) i czy te grupy mają członków. Przy automatycznym wyborze akceptującego sprawdź też, czy pracownik ma przełożonego w strukturze organizacyjnej albo czy w poleceniu wskazano zlecającego.