Zmiana stanowiska pracownika — co zostaje, co przechodzi dalej

Awans, przeniesienie do innego działu, odejście ze stanowiska — w Sentrixie wszystkie te sytuacje obsługuje jedna operacja: zmiana stanowiska. Wykonasz ją w dwóch krokach z podglądem skutków, zanim cokolwiek się zmieni. Ten artykuł pokazuje, jak przeprowadzić zmianę i co dokładnie dzieje się z pracą pracownika.

Jak wykonać zmianę stanowiska

Operację uruchomisz z dwóch miejsc:

• Okno użytkownika — zakładka Organizacja, przycisk Zmień stanowisko.
• Strona Struktura — przy przypisywaniu do stanowiska osoby, która już jakieś ma, wybierz Przenieś na nowe stanowisko.

Operacja wymaga uprawnienia do zmiany stanowiska (mają je role kadrowe i administrator).

1. Wybierz stanowiska. Wskaż stanowisko źródłowe (które osoba opuszcza) i docelowe. Możesz podać tylko jedno z nich — operacja obsłuży samo zwolnienie stanowiska albo samo obsadzenie nowego.
2. Wybierz datę skuteczności. Zmiana może zadziałać od razu albo zaplanuj ją na dzień od jutra — operacja wykona się automatycznie, a skutki zostaną policzone ponownie według stanu z dnia wykonania.
3. Sprawdź podgląd skutków. System policzy, ile zadań w obiegu, nadań dostępu, subskrypcji i innych przypisań przejdzie na następcę albo przełożonego, a co zostanie przy osobie. Pozycje pogrupowane są według obszarów (zadania, dostępy do faktur, wnioski zakupowe i tak dalej), a przy każdej widzisz, co się z nią stanie i dlaczego.
4. Zatwierdź. Po potwierdzeniu zmiana działa od razu albo czeka w historii ze statusem „Zaplanowana". Jeśli między podglądem a zatwierdzeniem ktoś zmieni powiązane dane, system to wykryje i poprosi o nowy podgląd — nic nie wykona się na nieaktualnym stanie.

Co przechodzi dalej, a co zostaje przy osobie

Sentrix trzyma się zasady: praca należy do stanowiska, autorstwo do osoby.

• Zostaje na starym stanowisku — zadania w obiegach dokumentów, dostępy do faktur wynikające z etapów obiegu, widoczność przełożonego, subskrypcje skrzynek. Przejmuje je następca na stanowisku, a gdy stanowisko zostaje wakatem — przełożony tego stanowiska. Następca widzi też zakończone zadania poprzednika, więc nie gubi kontekstu.
• Zostaje przy osobie — własne dokumenty, autorstwo, historia działań, nadania dostępu zrobione wprost na osobę (na przykład udostępnienia dokumentów) oraz zadania przypisane do niej osobiście.
• Nowe stanowisko jest czyste — osoba dostaje wyłącznie to, co jest przypisane do nowej roli. Nie przenoszą się żadne „resztki" z poprzedniego stanowiska.

Część konfiguracji wskazuje konkretne osoby zamiast stanowisk — na przykład mapy akceptacji faktur, kategorie wniosków zakupowych czy prosta mapa akceptacji urlopów. System nie zmienia ich automatycznie, tylko pokazuje je w podglądzie jako pozycje do ręcznej aktualizacji.

Gdy pracownik kieruje jednostkami

Jeśli przenoszona osoba jest kierownikiem jednostki organizacyjnej, podgląd pokaże każdą taką jednostkę i poprosi o decyzję: pozostaw kierownictwo (osoba nadal kieruje jednostką z nowego stanowiska), zdejmij (jednostka zostaje bez kierownika) albo przypisz od razu inną osobę. Bez tych decyzji operacji nie da się wykonać — system pilnuje, żeby kierownictwo nie zniknęło przypadkiem.

Historia zmian

Każda operacja zapisuje się w historii zmian stanowiska — znajdziesz ją w zakładce Organizacja okna użytkownika, pod listą stanowisk. Widać w niej rodzaj operacji (przeniesienie, obsadzenie, zwolnienie), stanowiska źródłowe i docelowe, status oraz datę wykonania. Zaplanowaną operację anulujesz przyciskiem Anuluj przy jej wierszu — stanowiska i praca zostają wtedy bez zmian. Jeśli w dniu skuteczności warunki operacji przestaną obowiązywać (na przykład stanowisko docelowe będzie już obsadzone albo źródłowe zajmie inna osoba), system anuluje ją sam i powiadomi kadry. Szczegóły każdej operacji — pozycja po pozycji — są też w historii zmian systemu.

Przenoszenie działu lub stanowiska w drzewie

W drzewie organizacyjnym wybierz dział lub stanowisko i kliknij Przenieś. Następnie wskaż nowy element nadrzędny. Przy obsadzonych stanowiskach zobaczysz imię i nazwisko przypisanej osoby. Możesz wpisać nazwę stanowiska albo imię i nazwisko osoby w polu wyszukiwania, żeby szybciej znaleźć właściwe miejsce. Sprawdź wskazany element i potwierdź przeniesienie.

Najczęstsze pytania

Czy zmianę można zaplanować na przyszłą datę?

Tak — w pierwszym kroku kreatora wybierz Zaplanuj na dzień i wskaż datę od jutra. Nieprawidłową datę kreator wskaże w pierwszym kroku — poprawisz ją bez utraty wpisanych danych. Operacja wykona się automatycznie w tym dniu, a do chwili wykonania możesz ją anulować z historii zmian stanowiska. Na osobę może czekać tylko jedna zaplanowana operacja — kolejną zaplanujesz po jej wykonaniu albo anulowaniu.

Czy można cofnąć zmianę stanowiska?

Nie ma automatycznego cofania, ale możesz wykonać operację odwrotną — przenieść osobę z powrotem na poprzednie stanowisko. Podgląd skutków pokaże, co taka operacja przeniesie.

Co się stanie z zadaniami, gdy stanowisko zostanie wakatem?

Zadania i dostępy wynikające z roli przechodzą do przełożonego wakującego stanowiska. Gdy obsadzisz wakat, osoba na stanowisku przejmuje je z powrotem — podgląd operacji pokaże dokładnie, które pozycje wrócą.