Sklep B2B — najczęściej kupowane i uzupełnianie zamówień

Zalogowany klient firmowy widzi na pulpicie sklepu, co jego firma kupuje najczęściej, a gdy zamawia coś regularnie — dostaje przed spodziewanym terminem gotową propozycję kolejnego zamówienia. Ten przewodnik jest dla operatora sklepu i handlowca: jak to włączyć i ustawić, co dokładnie widzi klient, jak czytać skuteczność i co sprawdzić, gdy ktoś propozycji nie dostaje.

1Co widzi klient na pulpicie

Po zalogowaniu przedstawiciel firmy ma na pulpicie konta dwie listy kafli z produktami. Klient detaliczny (osoba prywatna) widzi tylko drugą z nich — pierwsza opisuje zakupy firmy, a kartoteka prywatna żadnej firmy nie ma.

• Najczęściej kupujecie — produkty, które firma klienta kupowała najczęściej w wybranym okresie: bieżąca cena, dostępność, data i ilość ostatniego zakupu, liczba zakupów. Liczą się zakupy całej firmy — także złożone przez kolegę z działu albo przez handlowca wprost w systemie handlowym.
• Najczęściej kupowane przez klientów — to samo dla całego sklepu. Lista nie zdradza, kto kupuje ani ile — pokazuje wyłącznie produkty, cenę i dostępność.

Nad listami stoi jeden przełącznik zakresu: 1 mies., 3 mies., 6 mies., 12 mies.. Wartość startową ustawiasz w panelu, ale wybór klienta zapamiętuje się na jego koncie, a nagłówek listy zawsze mówi, z jakiego okresu pochodzą liczby. Każdy kafel ma przycisk Do koszyka z ilością z ostatniego zakupu.

2Zmiana ceny przy ponawianiu zamówienia

W podglądzie Kup ponownie przy zamówieniu z historii klient widzi od teraz nie tylko bieżącą cenę, ale też cenę i ilość z tamtego zamówienia oraz oznaczenie, o ile procent cena wzrosła lub spadła. To samo porównanie stoi na kaflach rankingu firmy. Podwyżka zauważona dopiero w koszyku jest zauważona za późno — dlatego klient widzi ją przed dodaniem, a nie po.

3Propozycja „Pora uzupełnić zamówienie" oczami klienta

Gdy firma kupuje jakiś produkt regularnie, na kilka dni przed spodziewanym terminem sklep przygotowuje propozycję kolejnego zamówienia. Klient widzi ją w trzech miejscach: jako kartę na górze pulpitu (liczba pozycji, kilka nazw, data ważności), jako wpis na stronie Powiadomienia i — jeśli sklep tak ustawił — w skrzynce e-mail. Firma ma zawsze najwyżej jedną otwartą propozycję i każde konto firmy widzi tę samą.

Przycisk Zobacz propozycję otwiera stronę z pozycjami. Przy każdej stoi uzasadnienie: co ile dni firma zwykle ją zamawia, kiedy kupiła ostatnio, ile razy w tym okresie i kiedy — według sklepu — skończy się zapas. Do tego bieżąca cena, poprzednia cena i dostępność.

1. Pozycje, które da się kupić, są od razu zaznaczone z proponowaną ilością (typową z poprzednich zakupów).
2. Klient odznacza, co niepotrzebne, i poprawia ilości.
3. Przygotuj koszyk przenosi zaznaczone pozycje do koszyka. Dalej wszystko idzie zwykłą drogą: kasa i — jeśli firma jej wymaga — akceptacja przełożonego.
4. Nie teraz odkłada propozycję. Te same produkty wrócą przy następnym cyklu zakupowym, nie następnego dnia.

Pozycja leżąca już w koszyku nie jest zaznaczona, żeby nie podwoić ilości. Pozycja chwilowo niedostępna, bez ceny albo wycofana z asortymentu zostaje na liście z powodem, ale bez pola wyboru — „kupowaliście to regularnie, dziś tego nie mamy” to informacja, nie brak. Konto bez prawa składania zamówień ogląda tę samą stronę jako zestawienie: bez pól wyboru i przycisku koszyka, ale może propozycję odłożyć.

4Włączenie i ustawienia w panelu

Wszystko ustawia się w jednym miejscu: Sklep → Konfiguracja → zakładka Ogólne, obok karty „Ranking popularności produktów”. Są tam dwie karty.

Karta „Ranking zakupów klientów B2B”

Trzy pola mówią, skąd biorą się obie listy na pulpicie i historia, na której pracuje reguła uzupełniania:

• Domyślny zakres rankingu zakupów — 1, 3, 6 albo 12 miesięcy (domyślnie 3). To tylko punkt startowy przełącznika na pulpicie. Krótszy zakres pokazuje to, co firma kupuje teraz; dłuższy wygładza sezonowość.
• Źródło danych zakupowych — Automatycznie bierze linie faktur z ERP, gdy sklep pracuje z Ekonomem, a pozycje zamówień w każdym innym sklepie. Pozycje zamówień obejmują wszystkie kanały naraz (sklep, zamówienia wprowadzone w ERP, zamówienia handlowca). Linie faktur z ERP liczą tylko to, co zafakturowano w systemie handlowym — także sprzedaż bez zamówienia. Zostaw Automatycznie, chyba że wiesz, że drugie źródło jest u Ciebie kompletniejsze.
• Okno historii zakupów (dni) — z ilu ostatnich dni system w ogóle patrzy na zakupy (domyślnie 365, dopuszczalne 90–730). Nie może być krótsze niż domyślny zakres rankingu ani niż maksymalny odstęp między zakupami z karty niżej.

Karta „Pora uzupełnić zamówienie”

Przełącznik Włącz propozycje uzupełnienia zamówienia jest głównym wyłącznikiem — bez niego sklep niczego nie generuje ani nie wysyła, nawet firmom z propozycjami włączonymi w warunkach handlowych. Po włączeniu pojawiają się progi reguły:

5Jak działa reguła

Zakup to dla systemu firma × produkt × dzień: kilka linii jednego dokumentu albo dwa dokumenty z tego samego dnia to jeden zakup. Dla każdej pary firma–produkt sklep liczy typowy odstęp między zakupami i typową ilość. Gdy liczba zakupów, odstęp i jego regularność mieszczą się w progach, przewidywany termin to ostatni zakup plus typowy odstęp, a propozycja pojawia się o ustawione wyprzedzenie wcześniej z typową ilością.

Do propozycji nie trafiają produkty, które firma ma już w drodze:

• na otwartej pozycji zamówienia w systemie handlowym — także zamówienia wprowadzonego przez handlowca w Ekonomie;
• w niezrealizowanym zamówieniu złożonym w Sentrixie;
• we wniosku czekającym na ERP albo na akceptację przełożonego;
• w bieżącym koszyku firmy.

Produkt raz zaproponowany na dany termin nie wraca w tej samej propozycji ani po jej odrzuceniu — dopiero przy następnym cyklu. Wszystko dzieje się w nocy: najpierw przeliczenie zakupów, potem propozycje; e-maile wychodzą rano, a wysyłka pominięta albo nieudana jest ponawiana kolejnego ranka, dopóki propozycja jest otwarta. Zmiana ustawień jest więc widoczna następnego dnia, a wczorajsze zakupy — po nocnym przeliczeniu.

6Ustawienia pojedynczej firmy i wybory klienta

Decyzja zapada na trzech poziomach i każdy niższy może tylko zawęzić wyższy:

1. Sklep — karty z kroku 4.
2. Firma — okno Warunki handlowe w sklepie (Sklep → Konta klientów, kolumna Warunki). Pole Propozycje uzupełnienia zamówień ma pozycje Jak w ustawieniach sklepu, Włączone i Wyłączone, a obok własne Wyprzedzenie (dni) — puste znaczy „jak w sklepie”.
3. Klient — w ustawieniach konta w sklepie ma dwa przełączniki: Pokazuj propozycje na pulpicie i w powiadomieniach oraz Przysyłaj propozycję e-mailem. Obowiązują całą firmę i wszystkie jej konta, nie tylko osobę, która je przestawiła — dlatego przestawić je może wyłącznie konto z prawem składania zamówień. Pozostałe konta firmy widzą przełączniki wyłączone, z podpowiedzią „To ustawienie zmienia konto z prawem składania zamówień”.

Wybory klienta widać w tym samym oknie warunków handlowych jako dwa wiersze tylko do odczytu: Propozycje wyłączone przez klienta i Powiadomienia e-mail wyłączone przez klienta. Twój tryb ich nie nadpisuje — możesz firmie propozycje odebrać, ale nie możesz ich włączyć wbrew jej decyzji.

E-mail trafia wyłącznie na adresy kont firmy, które mogą składać zamówienia (przypomnienie kończy się przyciskiem koszyka, więc ma dotrzeć do kogoś, kto może z niego skorzystać), i tylko wtedy, gdy firma ma aktywną zgodę na kontakt e-mail albo marketingowy — tę samą, która bramkuje przypomnienia o porzuconym koszyku.

7Jak czytać skuteczność

Strona Sklep → Uzupełnienia zamówień jest wyłącznie do przeglądu: pokazuje, komu co zaproponowano i co z tego wyszło. Nad listą stoją liczniki propozycji otwartych, zrealizowanych, odrzuconych i wygasłych oraz Skuteczność — udział propozycji zamienionych na koszyk wśród już rozstrzygniętych. Otwarte nie wchodzą do rachunku: nie są jeszcze ani sukcesem, ani porażką.

Domyślny filtr pokazuje tylko otwarte; szukać można po nazwie firmy albo NIP-ie. Kolumna Pozycje to „do kupienia / wszystkie”, a Powiadomienie mówi, co stało się z e-mailem: Wysłane, Nieudane albo Pominięte z powodem (propozycje wyłączone, klient wyłączył powiadomienia, za wcześnie od ostatniej wiadomości, brak odbiorców, brak zgody marketingowej). Kliknięcie w wiersz otwiera panel z datami Ostatnia próba i Wysłano oraz pozycjami: proponowana ilość, liczba zakupów, ostatni zakup, typowy odstęp oraz — przy pozycjach pominiętych — powód: produkt poza asortymentem, bez ceny albo niedostępny.

Najczęstsze pytania

Klient nie widzi rankingu „Najczęściej kupujecie”

Najczęściej w wybranym zakresie firma nic nie kupiła — niech przełączy zakres na dłuższy. Konto osoby prywatnej widzi tylko ranking sklepu, bo nie ma firmy. Firma z ukrytą ceną widzi listę bez kwot, a z ukrytym stanem — bez dostępności; na liście są wyłącznie produkty widoczne w sklepie. Zakupy z ostatniej doby pojawią się dopiero po nocnym przeliczeniu.

Firma nie dostaje propozycji „Pora uzupełnić zamówienie”

Sprawdź po kolei:

1. czy propozycje są włączone w konfiguracji sklepu (krok 4);
2. czy w warunkach handlowych firmy pole „Propozycje uzupełnienia zamówień” nie stoi na Wyłączone;
3. czy klient nie wyłączył ich sam — wiersz tylko do odczytu w tym samym oknie; w sklepie przestawia to tylko konto z prawem składania zamówień, a konto bez tego prawa widzi przełącznik wyłączony i nie może go włączyć;
4. czy firma kupuje coś dostatecznie regularnie — reguła wymaga minimalnej liczby zakupów i podobnych odstępów w granicach z ustawień;
5. czy produkt nie jest właśnie w realizacji — otwarte zamówienie, wniosek albo koszyk wyklucza go z propozycji.

Propozycja powstaje dopiero na kilka dni przed przewidywanym terminem, nie od razu po zmianie ustawień. Kartoteka musi być firmowa: osoba prywatna propozycji nie dostaje, nawet jeśli kupuje to samo co miesiąc.

Propozycja jest, ale e-mail nie wyszedł

Powód widać w kolumnie Powiadomienie na stronie Uzupełnienia zamówień: propozycje wyłączone (w sklepie, dla firmy albo przez klienta), brak zgody na kontakt e-mail lub marketingowy, brak kont z prawem składania zamówień (albo bez poprawnego adresu), za wcześnie po poprzedniej wiadomości do tej firmy, wyłączenie e-maili przez klienta. Sam przełącznik „Wysyłaj e-mail z przypomnieniem” w konfiguracji sklepu też musi być włączony. Dopóki propozycja jest otwarta, sklep ponawia próbę każdego ranka — po usunięciu przyczyny e-mail wyjdzie przy najbliższym przebiegu; w szczegółach propozycji widać datę ostatniej próby i datę wysłania.

Klient dostał propozycję towaru, który właśnie zamówił u handlowca

Zamówienie handlowca wprowadzone w systemie handlowym wyklucza produkt z propozycji, ale dopiero od najbliższego nocnego przebiegu. Propozycja wystawiona wcześniej pozostaje — klient może ją po prostu odłożyć przyciskiem „Nie teraz”, a produkt nie wróci na ten sam termin.

Czy mogę przetestować progi, zanim klienci cokolwiek zobaczą?

Tak — włącz propozycje przy wyłączonym e-mailu. Karta i wpis w powiadomieniach pojawią się u klientów, ale nikt nie dostanie wiadomości; propozycje przejrzysz na stronie Uzupełnienia zamówień. Jeśli chcesz zobaczyć wynik dla jednej firmy bez pokazywania go innym, ustaw pozostałym firmom tryb Wyłączone w warunkach handlowych albo poproś administratora o przebieg próbny, który liczy wszystko, ale niczego nie zapisuje.